Как настроить зарплату по сотрудникам в 1С:Бухгалтерия 8.3

Если в 1С:Бухгалтерии 8.3 нужно настроить зарплату так, чтобы по каждому сотруднику считалось и отражалось по своим правилам (график, сроки выплаты, аванс, способ отражения в бухучете, резервы, территориальные надбавки), начните с общих настроек и затем задайте индивидуальные параметры сотруднику через кадровые документы и карточку сотрудника.

Ниже - пошаговый алгоритм.

1. Включите кадровый учет и настройку зарплаты

1. Откройте Главное - Функциональность - Сотрудники.
2. Включите нужные возможности:
3. Кадровые документы - чтобы были кадровые документы (прием, кадровые переводы, увольнение, отпуск и т.д.).
4. Неполная ставка - если ведете учет неполной рабочей ставки.
5. Совместительство - если оформляете совместителей.
6. Договоры подряда - если ведете расчеты по ГПХ.
7. Далее задайте параметры из:
8. Администрирование - Параметры учета - Настройки зарплаты, либо
9. Зарплата и кадры - Настройки зарплаты.

Источник по маршруту и логике настроек: БухЭксперт 8 (настройки зарплаты в 1С:Бухгалтерия 8.3) - https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

2. Задайте общие правила начисления и выплат

Откройте Администрирование - Параметры учета - Настройки зарплаты и проверьте вкладки.

График работы

По умолчанию используется производственный календарь РФ. Если у вас другой график - укажите его в настройке.

Отражение в бухучете (способ учета)

Это основа, если у сотрудника нет персонального способа отражения.

В настройке задается способ отражения в бух. учете - он используется для начислений и сотрудников, которым не задано индивидуальное правило.

Также можно настроить правила “с приоритетом”:
- сначала для начисления,
- затем для сотрудника,
- затем общий для организации (по умолчанию).

Подробное описание приоритетов и ссылок на “способы учета зарплаты” есть в инструкции БухЭксперт 8:
https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

Выплата зарплаты и аванса

Проверьте:
- Зарплата выплачивается - обычно за вторую половину месяца (по настройке выбирается последний день расчетного месяца или день в месяце после расчета).
- Аванс выплачивается - за первую половину месяца.
- Размер аванса:
- общий для всех,
- либо индивидуально каждому сотруднику (тогда в кадровых документах появится поле для аванса).

Смысл этих настроек и ограничения по срокам выплаты привязаны к требованиям законодательства. Норма для периодичности выплат - ст. 136 ТК РФ (срок не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода). Упоминание нормы и логики выплат в контексте настройки есть в статье БухЭксперт 8:
https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

Депонирование

Если нужно вести депонированные суммы, настройте отражение в учете депонентов для формирования проводок при списании депонированной суммы.

Прямые выплаты ФСС

В публикации БухЭксперт 8 отмечено, что с 01.01.2021 регионы перешли на прямые выплаты. Поэтому отдельные настройки могут не требоваться.
https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

ЭТК и подразделения

Если нужно заполнять подразделение в мероприятиях трудовой деятельности, включите соответствующий флажок.

3. Настройте резервы отпусков и премий (если они нужны)

Откройте Настройки зарплаты и включите расчет резервов, если требуется.

На вкладке Резервы по оплате труда задаются параметры для налогового и бухгалтерского учета резервов в соответствии с ст. 324.1 НК РФ. Источник по настройке вкладки и параметрам:
https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

Обычно потребуется:
- установить период (год), с которого применяются правила,
- указать проценты от ФОТ и параметры отпусков,
- при необходимости - отдельно включить резерв на премии.

4. Настройте территориальные условия надбавок

На вкладке Территориальные условия включите нужные надбавки и задайте параметры:
- Северная надбавка
- Надбавка по районному коэффициенту
- особые территориальные условия (код из справочника)

В БухЭксперт 8 отмечено, что автоматического сложного расчета северной надбавки может не быть из-за учета районов и стажа, при этом флажок создает вид начисления, а размер по сотруднику придется задавать в карточке.
https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

5. Задайте персональные правила для конкретного сотрудника

Общий порядок такой:
- сначала настройка “по организации”,
- затем персональные параметры в карточке сотрудника,
- при изменении условий - кадровый перевод с датой начала действия.

5.1. Измените способ отражения зарплаты в учете для сотрудника

Если нужно, чтобы зарплата сотрудника отражалась не на счете по умолчанию, а на другом (например, с 20 на 26), это задают индивидуально.

Рабочий алгоритм:

1. Откройте Зарплата и кадры - Сотрудники.
2. Откройте карточку нужного сотрудника.
3. Найдите поле Учет расходов (или настройку способа отражения затрат).
4. Укажите нужный способ отражения (например, чтобы проводки шли на другой счет учета).
5. Если меняется с даты, оформите кадровый перевод и зафиксируйте начало действия с нужной даты.

Такую механику (изменение способа отражения через карточку сотрудника и проверка проводок на примере перехода со счета 20 на 26) описывает публикация Учетбеззабот:
https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/mobile-rasch-zp/main/raschet-zarabotnoj-platy/kak-izmenit-schet-otrazheniia-raskhodov-na-oplatu-truda-sotrudnika-v-1s-bukhgalterii-predpriiatia-red-3-0

5.2. Обновите размер оклада или начисления через кадровый документ

Чтобы зарплата по сотруднику изменилась с определенной даты, используйте кадровые документы, где есть изменение начислений.

Пример логики из инструкции:
1. Откройте Кадровые документы (в панели функций).
2. Создайте документ типа Кадровые перемещения организации (или Кадровый перевод, в зависимости от доступных сценариев).
3. Укажите дату, с которой меняется оклад.
4. Перейдите во вкладку Начисления.
5. Выберите действие Изменить, задайте новый размер.
6. Проведите документ.

Источник по шагам изменения оклада:
https://wizard-c.ru/about/articles/kak-izmenit-oklad-zarplatu-v-1sbuhgalteriya-83

6. Проверьте расчет и проводки

После того как вы:
- включили нужные функции,
- настроили общие правила,
- задано индивидуальное отражение и начисления,

проверьте:
- сформирована ли зарплата за нужный месяц,
- подтянулся ли по сотруднику нужный способ отражения,
- корректно ли заполнены проводки и счета.

Практическая проверка через анализ проводок и то, как меняется отражение по счетам, приведена в разборе со сценарием “с 20 на 26”:
https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/mobile-rasch-zp/main/raschet-zarabotnoj-platy/kak-izmenit-schet-otrazheniia-raskhodov-na-oplatu-truda-sotrudnika-v-1s-bukhgalterii-predpriiatia-red-3-0

Таблица: какие настройки отвечают за что

Типичные ошибки

1. Не задан индивидуальный “Учет расходов” сотрудника, когда по нему должен быть другой счет. Тогда программа использует общий способ отражения организации.
2. Изменили способ отражения без кадрового перевода с датой, из-за чего правило не действует в нужном месяце.
3. Путают настройки выплаты аванса и зарплаты - потом возникают расхождения по срокам в учете.
4. Не включили кадровые документы - часть действий недоступна, а изменения приходится откладывать.

Опора на логику приоритетов отражения в учете и настройку “под организацию и под объекты” - в материале БухЭксперт 8:
https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/kadry-i-zarabotnaya-plata/raschet-zarplaty-i-strahovyh-vznosov/nastrojki-zarplaty-v-1s.html

Вывод

Чтобы настроить зарплату по сотрудникам в 1С:Бухгалтерия 8.3:
1. включите кадровые документы и откройте Настройки зарплаты;
2. настройте общие правила: график, отражение в бухучете, аванс и сроки выплат, резервы, территориальные надбавки;
3. задайте персональные параметры в карточке сотрудника (особенно Учет расходов);
4. при изменениях условий оформляйте кадровый перевод или кадровый документ с датой начала;
5. проверьте результат через расчет и проводки.