Если вы хотите, чтобы microsoft outlook автоматически отвечал на письма, пока вас нет, в Outlook 2007 это делают одним из двух способов. Первый - через встроенные автоматические ответы, если учетная запись на сервере Microsoft Exchange. Второй - через правило, если Exchange нет (обычная POP/IMAP почта).
Что подготовить перед настройкой
Подготовьте текст ответа. Обычно в нем указывают:
- период отпуска (или дату возвращения)
- чем вы занимаетесь в отсутствие (не отвечаете, отвечает другой человек, есть срочные случаи)
- куда писать в срочном случае (контакт или общий ящик)
Вариант 1. Exchange-учетная запись: включить автоответ в Outlook 2007
Этот способ работает, когда Exchange доступен на стороне организации.
- Откройте Outlook 2007.
- Зайдите в меню Сервис.
- Откройте Заместитель.
- Поставьте настройку, которая включает отправку автоматического ответа об отсутствии.
- Укажите нужные параметры для текста ответа и периода действия.
- Сохраните изменения.
Отключение в Outlook 2007 делается аналогично - через Сервис > Заместитель, где нужно снять отметку с отправки автоматического ответа об отсутствии. Такой порядок описан в подсказках Microsoft для работы вне офиса и в разъяснениях, относящихся к этой логике отключения.
Источник: https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/ и базовая справка Microsoft по автоматическим ответам: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2%D0%BD%D0%B5-%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51
Вариант 2. POP/IMAP без Exchange: автоответ через правило
Если в вашей почте нет Exchange, встроенный автоответ может не быть доступен. Тогда делают автоответ через правило: создают шаблон сообщения и запускают правило, которое отвечает на входящие письма.
Шаг 1. Создайте шаблон ответа
- Откройте Новое сообщение.
- Напишите тему и текст ответа (можно без адресата).
- Сохраните сообщение как шаблон:
- Файл > Сохранить как
- выберите тип файла Шаблон Outlook
- Закройте сообщение.
Подход со “шаблоном Outlook” и правилом описан в пошаговых инструкциях по автоответу в Outlook 2007 и близких версиях.
Источник: https://ru.extendoffice.com/documents/outlook/498-outlook-auto-reply.html
Шаг 2. Создайте правило автоответа в Outlook 2007
- В Outlook 2007 зайдите в меню Инструменты > Правила и оповещения.
- Нажмите Новое правило….
- Выберите Начать с пустого правила (и далее проверять сообщения при их прибытии).
- Укажите условие адресата. Для автоответа можно выбрать вариант, чтобы правило применялось к сообщениям, адресованным вам.
- В действиях выберите Ответить, используя указанный шаблон.
- В поле выбора шаблона укажите ранее сохраненный шаблон.
- На этапе исключений важно настроить правило так, чтобы оно не отвечало само себе. На практике это делают отдельной отметкой исключения для автоответов или сообщениях с признаком, который вы задаете в шаблоне.
- Присвойте правилу имя и завершите настройку.
- Убедитесь, что правило включено.
Источник по логике “ответить с помощью шаблона” и настройке правил: https://ru.extendoffice.com/documents/outlook/498-outlook-auto-reply.html
Текст автоответа: готовые варианты
Можно использовать как основу и подставить свои даты.
| Ситуация | Текст ответа |
|---|---|
| Обычный отпуск | Добрый день! Спасибо за письмо. Я в отпуске с ДД.ММ по ДД.ММ и отвечу после возвращения. Если вопрос срочный, напишите на [контакт] или в [общий ящик]. |
| Кому отвечать внутри компании | Добрый день! На период ДД.ММ-ДД.ММ я недоступен. По вопросам можно обратиться к [имя/контакт]. Спасибо. |
| Срочно для внешних | Здравствуйте! Я отсутствую с ДД.ММ по ДД.ММ. По срочным вопросам напишите на [контакт]. Остальные письма обработаю после возвращения. |
Microsoft отдельно рекомендует разделять текст для “внутри организации” и для “за пределами организации” в тех случаях, где это поддерживается интерфейсом и вашей настройкой.
Источник: https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/
Типичные ошибки
- Включили автоответ без периода и забыли отключить - в итоге сообщения продолжают уходить до ручного выключения. Для автоответа через Exchange период лучше задавать заранее.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2%D0%BD%D0%B5-%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51 - Настроили правило через шаблон и получили “пинг-понг” переписки - автоответ снова вызывает ответ. Нужно исключить автосообщения при настройке правила.
Источник: https://ru.extendoffice.com/documents/outlook/498-outlook-auto-reply.html - Путают способы: для POP/IMAP без Exchange встроенный автоответ может не работать как ожидается. Тогда используют правило.
Как выключить автоответ
- Если включали через Заместитель в Outlook 2007 - снимите отметку об отправке автоматического ответа об отсутствии в том же месте.
Источник: https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/ - Если включали через правило - откройте Инструменты > Правила и оповещения, найдите правило и снимите флажок “включено” или удалите его.
Источник: https://ru.extendoffice.com/documents/outlook/498-outlook-auto-reply.html
Итог
Для отпускного автоответа в Outlook 2007 выберите подходящий путь: Exchange - включайте через Заместитель, без Exchange - настраивайте правило с ответом на базе шаблона. Так ваш ответ уходит всем нужным людям и перестает уходить, как только вы вернетесь.