Автоматическая подпись в Outlook нужна, чтобы каждый раз в письме не добавлять вручную контактные данные и нужные фразы. Ниже - пошаговые настройки для классического Outlook для Windows, нового Outlook для Windows и Outlook в Интернете/Outlook.com.
Что подготовить заранее
- Текст подписи (ФИО, должность, телефон, сайт, адрес).
- Логотип компании (если нужен).
- Варианты подписи для разных случаев: для новых сообщений и отдельно для ответов/пересылок.
Вариант 1. Классический Outlook для Windows
- Откройте Создать сообщение.
- На вкладке Сообщение нажмите Подпись - Подписи.
- В окне Подписи и бланки нажмите Создать.
- В поле Изменить подпись введите текст, отформатируйте его и при необходимости добавьте ссылки или изображение.
- В разделе Выберите подпись для изменения задайте автоматическое добавление:
- Новые сообщения - выберите нужную подпись.
- Ответы и пересылка - выберите нужную подпись.
- Нажмите ОК.
Если подпись не добавилась в уже открытое сообщение, добавьте ее вручную: Сообщение - Подпись - выберите нужный вариант.
Источник: Microsoft Support - добавление и изменение подписи электронной почты в Outlook (классический Outlook для Windows): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/добавление-и-изменение-подписи-электронной-почты-в-outlook-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2
Вариант 2. Новый Outlook для Windows
- Откройте Параметры.
- Перейдите в Учетные записи - Подписи.
- Выберите учетную запись, для которой делаете настройку.
- Нажмите Добавить подпись и задайте имя.
- В редакторе введите текст и оформите подпись.
- Поставьте флажки, нужно ли добавлять подпись в:
- новые сообщения
- ответы и пересылки
или оставьте флажки пустыми, чтобы добавлять подпись только вручную. - Нажмите Сохранить.
Источник: Microsoft Support - подпись и ее добавление в новом Outlook для Windows: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/добавление-и-изменение-подписи-электронной-почты-в-outlook-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2
Вариант 3. Outlook в Интернете и Outlook.com
- Откройте Параметры.
- Перейдите в Учетные записи - Подписи.
- Нажмите Добавить подпись и задайте имя.
- Введите текст.
- Выберите, нужно ли добавлять подпись автоматически в новые сообщения и в ответы/пересылки.
- Нажмите Сохранить.
Источник: Microsoft Support - создание подписи в Outlook в Интернете/Outlook.com: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/создание-подписи-и-автоматического-ответа-fff72394-8de9-48ce-92ab-13cc120f6545
Как настроить разные подписи для новых сообщений и ответов
Outlook умеет держать два набора:
| Когда Outlook добавляет подпись | Что выбрать в настройках |
|---|---|
| В новые сообщения | подпись для Новые сообщения |
| В ответы и пересылки | подпись для Ответы и пересылка |
Источник: Microsoft Support (поля выбора по умолчанию для новых сообщений и ответов/пересылок): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/добавление-и-изменение-подписи-электронной-почты-в-outlook-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2
Частые ошибки
- Подпись вставляется не во все письма
- Проверьте два выпадающих поля: Новые сообщения и Ответы и пересылка.
- Подпись не появляется в уже открытом сообщении
- Создайте новое письмо или добавьте подпись вручную через Сообщение - Подпись.
- Подпись работает в одном Outlook, но не в другом
- Если у вас подключены разные версии, подпись нужно настроить в каждой: Microsoft отдельно описывает создание подписи в разных версиях Outlook: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/добавление-и-изменение-подписи-электронной-почты-в-outlook-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2
Итог
Откройте настройки подписей в своей версии Outlook, создайте подпись, затем укажите, когда она должна добавляться автоматически: для новых сообщений и отдельно для ответов/пересылок. После этого нужная информация будет появляться в конце каждого письма без ручной вставки.