Когда вы уезжаете и не готовы отвечать на письма в реальном времени, лучше включить автоответ. Тогда отправители получат понятное уведомление и не будут ждать ответа бесконечно. В Outlook это можно сделать двумя способами: через встроенную функцию для Exchange или через правило, если Exchange не используется. Ниже - оба варианта.
Подготовьте текст автоответа
Сделайте сообщение коротким и полезным. Обычно в нем указывают:
- даты отсутствия или период отпуска
- когда примерно ждать ответ
- кому написать по срочным вопросам (ФИО и email коллеги)
Шаблон для отпуска:
- «Здравствуйте! Спасибо за письмо. Я нахожусь в отпуске с ДД.ММ по ДД.ММ. Ответить смогу после возвращения. По срочным вопросам напишите: Имя Коллеги, email@домен.ru.»
Способ 1: Автоответ через «Автоматические ответы» (Exchange)
Подходит для учетных записей на Microsoft Exchange. В этом случае ответы можно включить и запланировать по времени, а Outlook не обязательно должен быть постоянно запущен.
- Откройте Outlook.
- Зайдите в меню Файл.
- Найдите раздел Сведения и выберите Автоответы или Автоматические ответы.
- Включите Отправлять автоответы.
- Чтобы включить на период отпуска, отметьте Отправлять только в течение следующего периода и задайте дату начала и окончания.
- Введите текст:
- во вкладке В пределах организации - сообщение для внутренних коллег
- при необходимости во вкладке За пределами организации - отдельный текст для внешних контактов
- Нажмите ОК.
После включения автоответ уйдет отправителям по входящим письмам в указанный период. Чтобы отключить, вернитесь в то же окно и выберите Не отправлять автоответы. Этот сценарий описан в справке Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Способ 2: Автоответ через правило (если нет Exchange)
Если у вас обычная почта, POP/IMAP или Outlook не показывает «Автоматические ответы», поможет правило. Оно отправит ответ на входящие письма, пока Outlook работает.
Шаг A. Создайте шаблон сообщения
- В Outlook нажмите Создать сообщение.
- Введите текст автоответа в поле письма.
- Поля адресата и темы можно не заполнять.
- Откройте Файл - Сохранить как.
- Выберите тип Шаблон Outlook и сохраните.
- Запомните, где лежит шаблон, чтобы потом выбрать его при настройке правила.
Шаг B. Создайте правило
- В Outlook откройте Файл - Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое правило.
- Выберите вариант Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
- Чтобы отвечать на все входящие, ничего не задавайте в условиях и переходите дальше, нажав Далее.
- Найдите пункт Ответить, используя указанный шаблон и включите его.
- Внизу нажмите на ссылку с Указанный шаблон, затем выберите сохраненный шаблон (обычно раздел Шаблоны в файловой системе) и нажмите Открыть.
- В последнем окне оставьте Включить правило включенным и нажмите Готово.
После этого автоответ будет отправляться на входящие письма согласно условию правила. Этот подход используют в инструкциях по Outlook без Exchange: https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/
Как правильно выключить автоответ после отпуска
Это зависит от способа настройки.
| Что включали | Как выключить |
|---|---|
| «Автоматические ответы» через Exchange | Откройте Файл - Автоответы и нажмите Не отправлять автоответы или дождитесь окончания периода |
| автоответ через правило | Файл - Управление правилами и оповещениями, снимите флажок с правила или удалите его |
Если вы не указали период для «Автоматические ответы», их придется отключить вручную. В Microsoft это описано в руководстве по автоматическим ответам: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-отвeтов-вне-офиса-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51
Частые ошибки
- Забыли указать период и автоответ работает дольше отпуска.
- Сделали правило, но Outlook не запущен: клиентские автоответы по правилам обычно требуют активного Outlook.
- Настроили один текст для всех, хотя удобнее разделять сообщения для внутренних коллег и внешних контактов (в «Автоматических ответах» это есть сразу).
- Слишком длинный текст: отправителю важны сроки и что делать дальше, остальное можно убрать.
Короткий итог
- Есть Exchange - включайте Автоответы с Отправлять только в течение следующего периода.
- Нет Exchange - делайте шаблон и настройте правило, которое ответит по входящим письмам.
Так вы сообщите о вашем отсутствии и снизите количество писем «в пустоту», пока вы в отпуске.