Когда вы в отпуске, часть запросов все равно приходит на рабочий адрес. Чтобы не оставлять людей без ответа и не терять важные письма, настройте в Outlook автоответчик об отсутствии и включите переадресацию на нужный адрес.
Ниже - рабочие варианты для разных типов учетных записей и версий Outlook.
Что настроить: автоответчик и переадресацию
- автоответчик: отправляет заранее подготовленный текст всем, кто пишет вам в период отсутствия
- переадресация: автоматически пересылает входящие письма на другой адрес, чтобы вы или коллега могли их обработать
Так вы решаете две задачи сразу: информируете отправителя и сохраняете контроль над входящей почтой.
Подготовьте текст заранее
Сделайте 2 версии сообщения:
- для внутренних отправителей (коллеги в вашей организации)
- для внешних отправителей (клиенты, партнеры)
В тексте обычно достаточно:
- даты отсутствия
- когда вы ответите
- кому писать по срочным вопросам (контакт коллеги)
Пример короткого текста для отпуска:
- «Спасибо за письмо. Я буду в отпуске с 10 по 24 мая и отвечу после 26 мая. По срочным вопросам напишите на anna@company.com (Анна).»
Автоответчик в Outlook на Exchange (самый удобный вариант)
Этот способ подходит для корпоративных учетных записей, где используется Exchange. Настройка работает через сервер и не требует, чтобы Outlook был запущен.
Шаги:
1. Откройте Outlook
2. Зайдите в меню Файл - Сведения
3. Откройте Автоответы (нет на работе)
4. Включите Отправлять автоответы
5. Задайте период действия (или оставьте без ограничения, если нужен запуск сразу)
6. Введите текст
7. Нажмите ОК
8. После возвращения отключите автоответчик в этом же окне
Если нужно разделить текст для внутренних и внешних, используйте соответствующие вкладки в окне автоответов.
Источник: Microsoft - официальный справочник по автоответам в Outlook. https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%8B-%D0%B2-outlook-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-mac-071d6e22-c315-410d-b754-964baf2ef88d
(суть - одинаковая логика: включить автоответы, задать период и текст; в Windows это делается через Автоответы (нет на работе))
Автоответчик в Outlook без Exchange: через правило и шаблон
Если в учетной записи нет Exchange, встроенная функция автоответов может быть недоступна. Тогда используйте правила Outlook.
Идея такая:
1) сохраните автоответ как шаблон письма
2) создайте правило «отвечать с помощью шаблона» для входящих сообщений
Шаги:
1. В Outlook создайте новое сообщение (тему и адресата можно не указывать)
2. Вставьте текст автоответчика
3. Сохраните как шаблон: Файл - Сохранить как - выберите тип «Шаблон Outlook»
4. Откройте Файл - Сведения - Правила и оповещения
5. Нажмите Создать правило
6. Выберите: правило применяется ко всем полученным сообщениям (или добавьте условия, если нужно отвечать только на часть писем)
7. На шаге действий выберите: Ответить, используя указанный шаблон
8. Укажите созданный шаблон
9. Включите правило и завершите настройку
Источник (правила Outlook и автоматические ответы): https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
Переадресация в Outlook: на другой адрес во время отпуска
Переадресацию можно включить двумя способами:
- встроенным переключателем (в новом Outlook и Outlook в интернете)
- правилом для классической версии Outlook
Microsoft отдельно описывает включение и отключение автоматической переадресации.
Включить переадресацию в новом Outlook и Outlook в Интернете
Шаги (логика одинаковая):
1. Откройте Параметры
2. Перейдите в Почта - Переадресация
3. Включите Включить переадресацию
4. Укажите адрес для пересылки
5. При необходимости включите сохранение копии исходных сообщений
6. Нажмите Сохранить
Официальная инструкция Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/topic/%D0%B2%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D0%BE%D1%82%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B0%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8-%D0%B2-outlook-7f2670a1-7fff-4475-8a3c-5822d63b0c8e
Включить переадресацию в классической версии Outlook через правило
Если у вас классический Outlook:
1. Главная - выберите Правила - Управление правилами и оповещениями
2. Убедитесь, что правило применяется к нужной учетной записи
3. Создать правило
4. Выберите Применить правило к получаемым сообщениям
5. На шагах условий ничего не отмечайте (если нужно переадресовывать все)
6. В действиях выберите перенаправление для пользователей или общедоступной группы
7. Укажите адрес пересылки
8. Завершите настройку, нажмите Готово, затем Применить
Источник: та же статья Microsoft по переадресации с описанием классической версии: https://support.microsoft.com/ru-ru/topic/%D0%B2%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D0%BE%D1%82%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B0%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8-%D0%B2-outlook-7f2670a1-7fff-4475-8a3c-5822d63b0c8e
План действий перед отпуском
| Шаг | Что сделать в Outlook | Зачем |
|---|---|---|
| 1 | Подготовить текст автоответчика для внутренних и внешних | чтобы люди понимали сроки и куда писать срочно |
| 2 | Включить автоответчик (Exchange - встроенно, без Exchange - через правило и шаблон) | чтобы каждому отправителю ушло сообщение об отсутствии |
| 3 | Включить переадресацию на адрес коллеги или личный адрес | чтобы входящие письма не потерялись |
| 4 | Отправить тестовое письмо с другого адреса и проверить доставку | чтобы убедиться, что работает и автоответ, и пересылка |
| 5 | После возвращения отключить автоответчик и переадресацию | чтобы не продолжать рассылки и пересылку дальше |
Типичные ошибки
- Поставили автоответчик, но не включили переадресацию. В итоге письмо отправителю уходит, а вам ничего не доходит.
- Включили переадресацию «на все письма», но адрес получателя не проверили перед отпуском. Тогда после старта пересылки можно не увидеть ошибку сразу.
- Забыли отключить автоответчик и переадресацию по возвращении.
- Настроили правило на ответы, но Outlook не запущен. При настройке через правила автоответ может зависеть от работы клиента, поэтому лучше тестировать на своей схеме.
Источник по механике переадресации и включению/отключению: https://support.microsoft.com/ru-ru/topic/%D0%B2%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D0%BE%D1%82%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B0%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8-%D0%B2-outlook-7f2670a1-7fff-4475-8a3c-5822d63b0c8e
Итог
Чтобы в Outlook не пропускать коммуникации во время отпуска:
1) настройте автоответчик (через «Автоответы (нет на работе)» для Exchange или через правило и шаблон без Exchange)
2) включите переадресацию на адрес, где вас подхватят
3) сделайте тест и отключите все по возвращении
Это простой способ держать процесс в порядке и не терять важные письма.