Автоматический ответ помогает не оставлять письма без ответа, пока вы в отпуске или отсутствуете. В Outlook 2016 есть два рабочих способа. Выбор зависит от типа почтового аккаунта: Exchange или обычный POP/IMAP.
1) Убедитесь, что у вас Exchange или нет
Откройте Outlook 2016 - вкладка Файл - раздел Сведения. Если в настройках аккаунта указано Microsoft Exchange, подходит способ через “Автоответы”. Если Exchange нет, используйте способ через правило.
Если в окне Файл нет пункта Автоответы, переходите к инструкции с правилом. Это поведение описывает Microsoft - автоответы не поддерживаются для некоторых типов учетных записей.
Источник: Microsoft Support - “Настройка автоматических ответов в Outlook” https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
2) Способ для Exchange: через “Автоответы” (самый простой)
- Откройте Outlook 2016.
- Перейдите в Файл.
- Найдите Автоответы и нажмите.
- Включите Отправлять автоответы.
- При необходимости поставьте Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания.
- Введите текст сообщения:
- вкладка В пределах организации - вариант для коллег и внутренних адресатов
- вкладка За пределами организации - вариант для внешних писем
- Нажмите ОК.
Microsoft рекомендует отдельно готовить текст для внутренних и внешних адресатов и предупреждает, что внешние ответы уходят на каждое письмо, включая рассылки и нежелательную почту.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Что написать в тексте автоответа
Коротко укажите:
- что вы в отпуске/отсутствуете,
- дату, когда вернетесь,
- кому писать по срочным вопросам и как связаться (если есть).
Пример:
“Здравствуйте! Я в отпуске с 24.04 по 03.05 и отвечаю на письма после возвращения. Срочные вопросы: Иван Иванов, ivan@example.com.”
3) Способ для не-Exchange: через правило и шаблон
Этот вариант работает, когда в Outlook 2016 нет пункта Автоответы или нужна гибкая логика.
Шаг A. Создайте шаблон сообщения
- Создайте новое письмо: Создать сообщение.
- Оставьте поля Кому и Тема пустыми.
- Впишите текст ответа в поле письма.
- Сохраните письмо как шаблон:
- Файл - Сохранить как
- выберите тип Шаблон Outlook
- Запомните папку, куда сохранили шаблон.
Это же логика описана в инструкциях по настройке автоответа через шаблон и правило.
Источник: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
Шаг B. Создайте правило отправки
- В Outlook откройте Файл - Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое….
- В мастере выберите Применение правила к полученным мной сообщениям - нажмите Далее.
- На этапе условий отбора оставьте выбор пустым, чтобы ответ уходил на все входящие письма - нажмите Далее и подтвердите действие.
- На шаге действий отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
- Внизу нажмите на ссылку с выбором шаблона и укажите ваш шаблон:
- Шаблоны в файловой системе
- далее Обзор - выберите нужный файл - Открыть
- Завершите настройку - Готово.
- Убедитесь, что правило включено.
Источник по шагам настройки правила и использования шаблона:
https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
и общий подход через правила описан у Microsoft для случаев без автоответов: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
4) Как отключить автоответ после отпуска
Зависит от способа:
- Если вы включали через Автоответы:
- Файл - Автоответы - выберите Не отправлять автоответы.
- Если вы включали через правило:
- Файл - Управление правилами и оповещениями
- снимите галочку с включенного правила или удалите правило.
Microsoft отдельно отмечает, что при настройке автоответов без диапазона дат их нужно отключать вручную.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
5) Короткое сравнение способов
| Что у вас | Где настраивать в Outlook 2016 | Когда используется | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Аккаунт с Microsoft Exchange | Файл - Автоответы | Хотите быстрый и управляемый автоответ | Внешние ответы уходят на каждое письмо, включая рассылки и спам |
| Нет Exchange (или нет пункта “Автоответы”) | Файл - Управление правилами и оповещениями | Нужен автоответ через правило и шаблон | Если не ограничить период, придется отключать правило вручную |
Типичные ошибки
- Не задали даты. В “Автоответах” это приведет к тому, что ответ будет уходить дольше, чем вы планировали. Решение - включить Отправлять только в течение следующего периода или отключить вручную.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67 - Внешний автоответ отправляется широкой аудитории. Если используете “За пределами организации”, учитывайте предупреждение Microsoft про письма рассылок и нежелательные сообщения.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67 - Не сохранили шаблон в нужном формате. Для способа с правило нужен именно тип Шаблон Outlook и правильный выбор файла при настройке действия.
Источник: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
Итог
- Если у вас Exchange, включайте автоматический ответ через Автоответы и задайте даты.
- Если Exchange нет, настройте правило с ответом через сохраненный автоответ-шаблон.
- После возвращения отключите настройку, чтобы письма снова уходили без автоответа.