Если нужно, чтобы люди получили уведомление, пока вас нет, в Outlook 2007 это делается одним из двух способов: через встроенную функцию автоответов или через правило с ответом по шаблону. Какой выбрать - зависит от того, есть ли у вас учетная запись на Microsoft Exchange.
Ниже оба варианта, плюс шаблон текста и частые ошибки.
Вариант 1. Exchange - встроенные автоматические ответы (быстрее всего)
Этот способ работает для учетных записей Exchange. Microsoft описывает такой сценарий как настройку автоответов в Outlook: Файл - Автоответы, где можно включить отправку и задать период. Источник: Microsoft Support - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2%D0%BD%D0%B5-%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51 и новость Microsoft: https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/
- Откройте Outlook.
- В меню выберите Сервис - Заместитель.
- Включите отправку автоответ об отсутствии (название пункта может немного отличаться).
- Укажите период, когда нужно отправлять ответ (дата начала и дата окончания).
- Введите текст ответа.
- Нажмите ОК.
Вариант 2. Нет Exchange - правило с ответом через шаблон
Если учетная запись не Exchange (POP/IMAP или обычный почтовый сервис), встроенный автоответ может отсутствовать. Тогда используют правило в Outlook и заранее подготовленный шаблон сообщения. Такой подход описан в инструкции по настройке автоответов через правила: http://composs.ru/kak-nastroit-avtootvet-v-outlook/ и подробно разобран с настройкой через серверный ответ текстом: https://www.buldakov.ru/?p=775
Шаг 1. Создайте шаблон сообщения
- Нажмите Создать сообщение.
- Заполните тему и текст так, как вы хотите, чтобы получатели увидели ответ.
- Куда обычно пишут: текст, имя, даты отпуска, контакт для срочных вопросов.
- Сохраните как шаблон:
- Файл - Сохранить как
- выберите Шаблон Outlook
- Закройте окно сообщения.
Шаг 2. Создайте правило для входящих
- В Outlook откройте Инструменты - Правила и оповещения.
- Нажмите Новое правило.
- Выберите создание правила “с нуля” (начать с пустого правила).
- Укажите условия для входящих писем:
- сообщения, которые приходят к вашему ящику (обычно в мастере это “сообщение, которое я получаю”).
- Выберите действие:
- “потребовать сервер ответить через текстовый шаблон” (have server reply using specific message) или вариант “ответить, используя указанный шаблон”, в зависимости от того, что доступно в интерфейсе.
- В шаге с выбором шаблона укажите сохраненный шаблон.
- Исключения оставьте по умолчанию, либо добавьте их при необходимости.
- Завершите настройку и включите правило.
Если у вас цель - ответить так, чтобы тема в ответе не получала привычную приписку “ОТСУТСТВУЕТ”, то подход с серверным ответом текстовым шаблоном используют именно из-за того, что стандартный out-of-office добавляет пометку к теме. Этот нюанс и настройка описаны у buldakov.ru: https://www.buldakov.ru/?p=775
Готовый текст автоответа для отпуска
Скопируйте и подставьте даты.
В пределах организации
Здравствуйте! Я в отпуске с ДД.ММ до ДД.ММ и не смогу отвечать на письма. Если вопрос срочный, напишите на <контакт>. Спасибо за понимание.
За пределами организации
Здравствуйте! Сейчас я недоступен(а) - отпуск с ДД.ММ до ДД.ММ. Пожалуйста, напишите на <контакт> по срочным вопросам. Спасибо!
Microsoft отдельно отмечает, что в автоответах можно сделать раздельные тексты “в пределах организации” и “за пределами организации”. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2%D0%BD%D0%B5-%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51
Что выбрать: Exchange или POP/IMAP
| Ситуация | Где это сделать | Что получится |
|---|---|---|
| Учетная запись на Microsoft Exchange | Сервис - Заместитель | автоответ отправляется по заданному периоду |
| Учетная запись не Exchange (POP/IMAP) | Правила и оповещения + шаблон | правило отвечает по шаблону даже без режима “вне офиса” |
Типичные ошибки
- Не задан период - автоответ будет уходить до ручного отключения. Это отмечают и практические инструкции, и справки Microsoft по автоответам с настройкой интервала. Источник Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2%D0%BD%D0%B5-%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0-cc0e480f-973e-4412-a27b-8a52108d6d51
- Используют стандартный out-of-office, но тема письма получает пометку “ОТСУТСТВУЕТ” - это бывает нежелательно, поэтому иногда выбирают правило с серверным ответом текстовым шаблоном. Источник: https://www.buldakov.ru/?p=775
- Правило “ответить через шаблон” сделано без серверного варианта - тогда ответ может зависеть от того, запущен ли Outlook. В разборе на buldakov.ru отмечается, что клиентская обработка ограничивает сценарий. Источник: https://www.buldakov.ru/?p=775
- Не отключают автоответ после отпуска - проверьте в Заместителе или в Правилах и снимите включение.
Как отключить автоматический ответ
- Если включен Заместитель: откройте Сервис - Заместитель и отключите отправку автоответа об отсутствии.
- Если включено правило: откройте Инструменты - Правила и оповещения, найдите правило и снимите включение или удалите его.
Microsoft описывает логику выключения автоответов в Outlook через тот же раздел с автоответами и командой отключить. Источник: https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/
Если у вас Exchange, идите по пути Заместитель - это быстрее и надежнее. Если Exchange нет, работайте через правило и шаблон, как в инструкциях выше.