Содержание:

Задача обычно одна - упорядочить данные так, чтобы вверху были самые большие значения, например даты или числа. В Excel это делается через сортировку, а фильтр помогает временно показать только нужные строки. Microsoft отдельно описывает оба подхода в справке: сортировка упорядочивает данные, а фильтрация скрывает лишнее.
Источники: сортировка данных в диапазоне или таблице и поддержка Microsoft 365 по сортировке и фильтрации - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654 и фильтрация данных в диапазоне или таблице - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%84%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-01832226-31b5-4568-8806-38c37dcc180e

Вариант 1. Быстрая настройка сортировки от большего к меньшему

Подходит, когда нужно просто упорядочить строки по одному полю.

  1. Выделите весь диапазон данных (или таблицу), чтобы порядок применился ко всем строкам.
  2. Откройте вкладку Данные и выберите Сортировка.
  3. В параметрах укажите:
  4. Сортировать по - нужный столбец
  5. Порядок - по убыванию (для чисел) или от новых к старым (для дат)
  6. Нажмите ОК.

Если у вас обычный режим работы Excel, это самый быстрый способ. Microsoft описывает, что в сортировке можно выбирать направление для чисел и дат.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654

Вариант 2. Настраиваемая сортировка (если нужно несколько условий)

Используйте, когда нужно сортировать по нескольким ключам, чтобы внутри одной группы порядок тоже был правильным.

  1. Откройте Данные - Сортировка.
  2. Добавьте уровни (кнопка Добавить уровень).
  3. Для каждого уровня укажите:
  4. столбец
  5. тип (значения, цвет, и т.д.)
  6. направление

Microsoft отмечает, что можно добавлять уровни и задавать порядок для каждого столбца.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654

Вариант 3. Фильтр и сортировка вместе (когда нужно “только показать”)

Фильтр не меняет порядок, он скрывает строки, которые не подходят условиям. Сортировка - упорядочивает строки. Если нужно и то и другое, делайте так:

  1. Настройте сортировку (от большего к меньшему) по нужному столбцу.
  2. Затем включите Автофильтр (или примените фильтр к таблице).
  3. Задайте условия в стрелках заголовков.

Источник: фильтрация данных в диапазоне или таблице (Microsoft) - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%84%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-01832226-31b5-4568-8806-38c37dcc180e

Важная оговорка для дат с повторами

Если в столбце дат есть повторения (одна и та же дата встречается много раз), обычная сортировка должна просто выстроить строки с одинаковыми датами рядом. Частая проблема в реальных файлах - даты в столбце сохранены не как дата, а как текст. Тогда Excel может сортировать иначе.

Microsoft отдельно предупреждает: если дата и время хранятся как текст, сортировка даст неожиданный результат.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654

Чтобы быстро проверить тип данных, сделайте так:
- кликните правой кнопкой по столбцу с датами
- откройте Формат ячеек
- убедитесь, что это формат Дата, а не Текст

Когда “фильтр от большего к меньшему” нужен по количеству повторов, а не по самой дате

Иногда под запросом “от большего к меньшему” на самом деле подразумевают другое - отсортировать даты не по значению даты, а по тому, сколько раз дата встречается в столбце.

Тогда стандартная сортировка не подойдет напрямую: нужно вычислить частоту для каждой даты и сортировать по вычисленному столбцу.

Один из практичных подходов из примеров в сообществах - посчитать частоту через СЧЁТЕСЛИ (и дальше сортировать по частоте). В обсуждениях на PlanetaExcel встречается формула вида:
- в вспомогательном столбце посчитать количество повторов даты
- затем отсортировать по этому столбцу

Сделайте так:

  1. Добавьте новый столбец, например “Частота”.
  2. В первой строке с данными введите формулу подсчета повторов для даты в исходном столбце.
  3. Протяните формулу вниз.
  4. Отсортируйте таблицу по столбцу “Частота” по убыванию.

Схема в виде таблицы:

Что хотите получить Что сортировать Что добавить/проверить Направление
Даты по хронологии от новых к старым сам столбец с датами формат дат должен быть “Дата” от новых к старым
Даты по частоте повторов (дата, которая встречается чаще, выше) вспомогательный столбец “Частота” формула частоты для каждой даты по убыванию

Плюс: вы получите стабильный порядок даже при одинаковых количествах. Минус: появляются вспомогательные столбцы.

Типичные ошибки при сортировке и фильтрации

Ошибка Как проявляется Как исправить
Сортируете только часть диапазона строки “разъезжаются”, данные не соответствуют друг другу выделяйте весь диапазон или используйте таблицу
Даты в столбце сохранены как текст порядок выглядит странно приведите к формату “Дата” и затем сортируйте
Есть включенный фильтр видите не все строки, создается впечатление “не так сортирует” очистите фильтр или снимите его перед финальной сортировкой
Дубли есть, а вы пытаетесь “вручную” сопоставлять группы при равных значениях порядок выходит неверным добавьте второй уровень сортировки или сортируйте по вычисленному столбцу частоты

Microsoft также отмечает, что сортировка и фильтрация зависят от того, какие значения реально видны и как устроены данные.
Источник по фильтрации: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%84%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-01832226-31b5-4568-8806-38c37dcc180e

Итог

  • Если нужно “от большего к меньшему” по самому значению, используйте стандартную сортировку: для чисел - по убыванию, для дат - от новых к старым.
  • Если нужно “от большего к меньшему” по количеству повторов, добавьте вспомогательный столбец частоты и сортируйте по нему.
  • Фильтр нужен для временного показа строк, сортировка - для упорядочивания. Лучше делать сортировку, а затем применять фильтр, чтобы видеть корректный порядок на видимом наборе.

Источники: Microsoft (сортировка и фильтрация) -
https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654 и
https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%84%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%BF%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%BD%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B2-excel-01832226-31b5-4568-8806-38c37dcc180e