Как в 1С:ЗУП настроить рассылку расчётных листков на электронную почту

Расчётный листок работодатель обязан предоставлять при каждой выплате зарплаты. В 1С:ЗУП 3.1 это можно сделать через рассылку на e-mail сотрудников - закон не устанавливает конкретный способ выдачи, если порядок закреплён и листок действительно получают сотрудники (ст. 136 ТК РФ). Также за непредоставление предусмотрена ответственность по КоАП РФ (ст. 5.27). Источники: ТК РФ - https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ и КоАП РФ - https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/.

Ниже - пошаговая настройка именно рассылки расчётных листков в 1С:ЗУП 3.1.

Что нужно подготовить до начала

1. Доступ к почтовому ящику организации, с которого будут уходить письма.
2. E-mail у сотрудников в 1С.
3. Понимание, кому именно нужно отправлять письма: всем сотрудникам или, например, отдельной группе.

Шаг 1. Настройка системной учётной записи почты (отправитель)

В 1С откройте:
- Администрирование - Органайзер - Почта - Настройка системной учётной записи

Дальше:
1. Укажите адрес e-mail и пароль от ящика.
2. Оставьте настройки сервера по умолчанию, но проверьте IMAP/SMTP. В некоторых почтовых сервисах требуется ручная настройка и отдельные параметры безопасности.
3. Поставьте флажки: Для отправки писем. Флажок Для получения писем можно снять, если он не нужен.
4. Укажите имя отправителя, как его должны видеть сотрудники в письме.

После завершения 1С отправит тестовое письмо на указанный адрес. Если автоматическая авторизация не сработала, используйте ручную настройку (IMAP/POP и SMTP по требованиям вашего провайдера).

Практика по ручной настройке и проверке тестового письма описана в материалах по рассылке в 1С: https://legasoft.ru/about/blog/publikacii/nastroyka-rassylki-raschetnykh-listkov-na-elektronnuyu-pochtu-v-1s-zup-3-1/ и https://rarus.ru/publications/20230914-rabota-s-1c-zup-kak-nastroit-avtomaticheskuyu-rassylku-raschetnyh-listkov-616570/.

Шаг 2. Указать e-mail сотрудников

В 1С откройте:
- Кадры - Сотрудники - Личные данные

В разделе адресов заполните поле Email для каждого сотрудника и сохраните изменения.

Если e-mail у части сотрудников пустой или введён с ошибкой, рассылка не отправится на их адреса.

Шаг 3. Создать рассылку отчётов для расчётных листков

Дальше создаётся объект, который будет отправлять именно расчётный листок.

Откройте:
- Администрирование - Печатные формы, отчёты и обработки - Рассылки отчётов
- Создать (новую рассылку)

Заполните основные параметры:
1. Наименование - тема письма, которую будут видеть сотрудники.
2. Отправлять: Свой отчёт для каждого получателя - чтобы каждый сотрудник получил только свой расчётный листок.
3. Тип получателей: Физические лица.
4. На вкладке Отчёты нажмите Подобрать и выберите отчёт Расчётный листок.

Связка “какой листок кому” в 1С задаётся через настройки отчёта:
- включите в Настройки отчёта реквизит Сотрудник
- правило: Сотрудник равен Получатель

Также на вкладке Доставка (эл. почта) укажите:
- отправителя (системная учётная запись, настроенная в Шаге 1)
- получателей (списком сотрудников)

Если получателей больше 50, лучше разделить рассылку на несколько частей - это снижает риск блокировок со стороны почтового сервера при больших массовых отправках. Такой подход встречается в разборе настройки рассылки в 1С: https://buhexpert8.ru/1s-zup/vozmozhnosti-i-nastrojki-1s-zup-3/osnovnye-dokumenty-i-otchety/nastrojka-rassylki-raschetnyh-listkov-po-elektronnoj-pochte.html.

Шаг 4. Настроить формат и параметры доставки

На вкладке Дополнительно проверьте, что будет в письме и как будут формироваться вложения:

Дополнительно можно настроить расписание отправки или выполнить отправку вручную.

Шаг 5. Запустить рассылку расчётных листков

После сохранения рассылки сделайте отправку:

1. Найдите рассылку в списке.
2. Если нужно отправить сразу - используйте ВЫПОЛНИТЬ СЕЙЧАС.
3. Если отправка по графику - настройте вкладку Расписание (периодичность и время начала).
4. В журнале рассылок проверьте результаты отправки.

Как выполнить отправку вручную или по расписанию, а также где смотреть информацию о рассылке, описано в обзорах настройки: https://rarus.ru/publications/20230914-rabota-s-1c-zup-kak-nastroit-avtomaticheskuyu-rassylku-raschetnyh-listkov-616570/ и https://buhexpert8.ru/1s-zup/vozmozhnosti-i-nastrojki-1s-zup-3/osnovnye-dokumenty-i-otchety/nastrojka-rassylki-raschetnyh-listkov-po-elektronnoj-pochte.html.

Частые ошибки и как их быстро исправить

1. Нет Email у сотрудника

2. проверьте карточки сотрудников в Кадры - Сотрудники - Личные данные.

3. Неправильная привязка получателя к расчётному листку

4. проверьте Настройки отчёта: реквизит Сотрудник и правило Сотрудник равен Получатель.

5. Почта “не отправляет” из-за настроек сервера или безопасности

6. используйте ручную настройку IMAP/POP и SMTP, если 1С не авторизуется автоматически;

7. для некоторых провайдеров нужен пароль для внешних приложений или включение параметров доступа (пример разбора - в материале по настройке системной учётной записи: https://buhexpert8.ru/1s-zup/vozmozhnosti-i-nastrojki-1s-zup-3/osnovnye-dokumenty-i-otchety/nastrojka-rassylki-raschetnyh-listkov-po-elektronnoj-pochte.html).

8. Большая рассылка не уходит полностью

9. разделите получателей на несколько рассылок, ориентируясь на ограничение по объёму отправки (см. рекомендацию выше в Шаге 3).

Итог

Чтобы настроить рассылку расчётных листков на электронную почту в 1С:ЗУП 3.1, нужно:
1) настроить системную учётную запись почты организации,
2) заполнить Email у сотрудника,
3) создать рассылку отчётов с отчётом Расчётный листок и режимом “свой отчёт для каждого получателя”,
4) указать получателей и параметры доставки,
5) запустить отправку вручную или по расписанию.

Эти шаги соответствуют стандартной логике функционала рассылок в 1С и разбору настройки в профильных инструкциях:
- https://legasoft.ru/about/blog/publikacii/nastroyka-rassylki-raschetnykh-listkov-na-elektronnuyu-pochtu-v-1s-zup-3-1/
- https://rarus.ru/publications/20230914-rabota-s-1c-zup-kak-nastroit-avtomaticheskuyu-rassylku-raschetnyh-listkov-616570/
- https://buhexpert8.ru/1s-zup/vozmozhnosti-i-nastrojki-1s-zup-3/osnovnye-dokumenty-i-otchety/nastrojka-rassylki-raschetnyh-listkov-po-elektronnoj-pochte.html