Содержание:

Проблема простая: в печатной форме нужна подпись не руководителя «по умолчанию», а лицо, которому право подписи выдано приказом или доверенностью. В 1С это настраивается через регистр сведений «Уполномоченные лица», а вывод в печать зависит от конкретного документа и его формы.

Нормативная база по сути реквизитов подписи: в первичном документе должны быть должность и подпись лица, ответственного за правильность оформления, вместе с данными, позволяющими идентифицировать участника (ФЗ 402-ФЗ). Справка по обязательным реквизитам - https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/

1) Что такое уполномоченный в 1С и где его указывать

В 1С уполномоченный - это лицо, которое подписывает документ за руководителя, главного бухгалтера или другое ответственное лицо на основании доверенности или приказа.

Чтобы данные попали в печатную форму автоматически, нужно заполнить регистр сведений:

Главное меню - Все функции - Регистры сведений - Уполномоченные лица
(механика автоматической подстановки описана в материалах по 1С: https://buhexpert8.ru/ и в инструкциях по заполнению регистра)

2) Подготовьте настройки в регистре «Уполномоченные лица»

Откройте регистр «Уполномоченные лица» и заведите запись на нужное лицо.

Обычно обязательны такие поля:
- За кого подписывает
- Уполномоченное лицо
- На основании

Если справочник «Пользователи» не пустой, поле «Пользователь» тоже становится обязательным. Об этом прямо говорится в разборе автоматической подстановки: https://buhexpert8.ru/

За кого подписывает: какие варианты работают

Уполномоченного можно назначить только для категорий, которые поддерживают автоподстановку в печати:
- Руководитель
- Главный бухгалтер
- Ответственный за оформление (используется в УПД)

Если выбрать категорию, которая не поддерживает механизм автоподстановки, ФИО может не появиться в нужных местах печатной формы.

3) В каких печатных формах 1С подставляет подпись уполномоченного автоматически

Автоподстановка срабатывает для ограниченного списка документов. Ниже - то, что чаще всего ищут при настройке печати:

Документ в 1С Где применяется подпись уполномоченного
Реализация (акты, накладные) - вид операции Товары Подписи
Реализация (акты, накладные) - вид операции Услуги Реквизиты продавца и покупателя
Счет покупателю Реквизиты продавца и покупателя
Счет-фактура выданный Поля руководителя и главного бухгалтера
Корректировка реализации Вкладка Дополнительно
Оказание услуг Вкладка Дополнительно
Оказание производственных услуг Вкладка Дополнительно
Реализация услуг по переработке Вкладка Дополнительно

Источник по перечню документов и логике подстановки - https://buhexpert8.ru/ (материалы по регистру «Уполномоченные лица» и настройке вывода подписи)

4) Если нужно указать уполномоченного в одном документе: ручной способ

Когда право подписи нужно на ограниченный период или только для конкретной печатной формы, удобнее указывать лицо прямо в документе.

В материалах по 1С описан подход: вручную выбрать уполномоченного в тех формах, где есть соответствующие реквизиты. Пример зон ввода:
- Реализация (акты, накладные): вкладки или ссылки «Реквизиты продавца и покупателя», «Подписи» (в зависимости от вида операции)
- Счет покупателю: «Реквизиты продавца и покупателя»
- Корректировка реализации: вкладка Дополнительно
- Оказание услуг и производственных услуг: вкладка Дополнительно
- Реализация услуг по переработке: вкладка Дополнительно

При записи документа ручной ввод обычно попадает обратно в регистр «Уполномоченные лица», и тогда дальнейшие документы могут подхватывать последнюю введенную подпись по соответствующей роли.

5) Как правильно убрать подпись уполномоченного, если срок доверенности закончился

Важно различать два действия:
1) очистить поле подписи в уже созданном документе - это повлияет только на конкретный документ, если вы не делаете запись в нужный регистр;
2) удалить запись из регистра «Уполномоченные лица» - это уберет автоподстановку для дальнейших печатей.

Для удаления используют регистр:
Главное меню - Все функции - Регистры сведений - Уполномоченные лица
удалить нужную строку (кнопка Del или ЕЩЕ - Удалить)

Логика удаления из регистра и смысл «пока запись в регистре существует» описаны в практических материалах по 1С: https://buhexpert8.ru/

6) Частая ошибка: пытаются вывести основание подписи (номер и дата доверенности), но на печати его нет

Встречается ситуация: в регистре внесли основания (доверенность с номером и датой), а в печатной форме видны только должность и ФИО.

В подобных кейсах в конфигурации может быть не реализован вывод «основание подписи» в макете печатной формы. То есть вы можете видеть доверенность в данных, но на печать она не попадает без доработки макета/конфигурации. Похожий вопрос разбирался в базе вопросов по 1С (про вывод только должности и ФИО): https://www.mista.ru/

7) Когда нужно менять подписанта в ТОРГ-12 и счете-фактуре

Есть отдельная механика для смены подписанта:
- в подвале документа через «Подписи» (указывается нужный подписант, а программа запоминает последнее введенное значение);
- либо правка регистра «Уполномоченные лица» при наличии прав.

Если вам важно понять, почему «в счете-фактуре по умолчанию стоит руководитель и главный бухгалтер», ориентируйтесь на порядок смены подписанта и подстановки подписей, описанный в инструкции: https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/

Короткий чек-лист

Действие Что проверить
В регистре «Уполномоченные лица» заведена запись Поля За кого подписывает, Уполномоченное лицо, На основании заполнены
Вы выбрали поддерживаемую роль Для автоподстановки обычно нужны Руководитель/Главный бухгалтер/Ответственный за оформление (УПД)
Документ входит в список автоподстановки Например, Реализация, Счет покупателю, Счет-фактура выданный и др.
Если срок закончился Запись удалена из регистра, а не только очищено поле в одном документе
Нужно основание (номер и дата доверенности) Уточнить, выводит ли конкретная печатная форма основание, иначе потребуется доработка

Источники

  • Обязательные реквизиты первичных документов и регистров: ФЗ 402-ФЗ (статьи про обязательные реквизиты) - https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/
  • Подробная настройка регистра «Уполномоченные лица» и список печатных форм с автоподстановкой - https://buhexpert8.ru/
  • Про смену подписанта и механику автоподстановки в печатных формах ТОРГ-12 и счета-фактуры - https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/
  • Кейс, где в печати показывается только ФИО и должность, а основание не выводится - https://www.mista.ru/