Содержание:

Если вам нужно, чтобы письма приходили в общий “Входящие” из двух разных адресов, то в Outlook это обычно делается двумя путями: вы добавляете второй адрес в один почтовый профиль и затем настраиваете правила для переноса писем в нужную папку. При этом важно понимать ограничение Outlook.com: в веб-версии могло не остаться удобного “сборщика” из второго ящика, и из-за этого может появляться отдельная папка второго адреса. В таких случаях правило помогает получить нужный результат.

Ниже - рабочий план для Outlook (клиент для Windows/macOS) и для Outlook в браузере.

Источник:
- Microsoft: добавление учетной записи и выбор IMAP - https://texterra.ru/blog/nastroyka-outlook-poshagovaya-instruktsiya.html
- Microsoft: про “какая у меня версия Outlook” и общие принципы управления адресными книгами - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BE%D1%82%D0%BA%D1%80%D1%8B%D1%82%D0%B8%D0%B5-%D0%B8-%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B0%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B3%D0%B8-%D0%B2-outlook-fd067150-ba37-42a4-b88e-5b15f3dba4e6
- Типичная проблема Outlook.com с “сбором” и поведением в виде отдельной папки - https://learn.microsoft.com/ru-ru/answers/questions/4563811/question-4563811

Вариант 1. Outlook на компьютере (рекомендуется): добавить второй адрес и объединить во “Входящие” правилами

Шаг 1. Добавьте второй адрес в тот же профиль Outlook

  1. Откройте Outlook.
  2. Выберите Файл -> Добавить учетную запись.
  3. Укажите второй почтовый адрес.
  4. На этапе настройки выберите ручную настройку и протокол для входящей почты: IMAP.
  5. Завершите мастер настройки по подсказкам.

Это соответствует стандартной логике настройки учетной записи с выбором IMAP в Outlook.
Источник: https://texterra.ru/blog/nastroyka-outlook-poshagovaya-instruktsiya.html

Шаг 2. Проверьте, куда сейчас попадают письма

После добавления второго адреса письма, как правило, попадают в отдельные папки (часто под названием второго адреса).

Сделайте проверку на 10-20 письмах за день, чтобы точно понять: какой “корень папок” у второго адреса появился в левой панели.

Шаг 3. Создайте правило: переносить письма из папки второго адреса в “Входящие” основного

  1. В Outlook откройте Файл -> Управление правилами и оповещениями.
  2. Нажмите Новое правило.
  3. Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям.
  4. Перейдите к условиям и задайте источник. Типовой вариант:
  5. “отправитель содержит адрес второго ящика”, либо
  6. “сообщения приходят в папку <папка второго адреса>”.
  7. В действиях выберите:
  8. Переместить в папку “Входящие” (ваш основной ящик).
  9. Сохраните правило.

Общий принцип создания правил “применять к входящим и выполнять действие” описан в руководствах Microsoft по правилам в Outlook.
Источник (пример настройки правила “применение к полученным сообщениям”): https://texterra.ru/blog/nastroyka-outlook-poshagovaya-instruktsiya.html

Шаг 4. Уберите конфликт дубликатов

Если вы также настроите пересылку или правила в стороне сервера, легко получить дубли.

Проверьте один раз:
- правило переноса в Outlook включено один раз для нужного набора писем
- нет пересылки “с другого адреса на основной” в настройках почтового провайдера

Вариант 2. Outlook в браузере (Outlook.com): когда сборщика нет, используйте правила в Outlook

На практике для Outlook.com часто встречается сценарий: второй адрес подключается, но “общая папка” как раньше не настраивается, поэтому письма создают отдельную папку под вторым адресом. Это похоже на описанную ситуацию у Microsoft Answers.
Источник: https://learn.microsoft.com/ru-ru/answers/questions/4563811/question-4563811

Тогда решение то же:
1. Подключите второй адрес по IMAP/POP, чтобы письма стали видны в Outlook.
2. Затем правило перемещения переносит их в “Входящие”.

Если интерфейс “правила” в Outlook.com отличается, ориентируйтесь на то же логическое правило:
- условие: письма из папки второго адреса
- действие: переместить в “Входящие” основного адреса

Что выбрать: IMAP или POP и как это влияет на сбор

Настройка Лучше для Минусы
IMAP Сбор с обоих адресов в Outlook с корректной структурой папок Нужны IMAP настройки от провайдера
POP Быстрый забор почты Папки и структура часто теряются, контроль сложнее

IMAP как вариант входящей почты в Outlook используется в стандартных инструкциях по добавлению учетной записи.
Источник: https://texterra.ru/blog/nastroyka-outlook-poshagovaya-instruktsiya.html

Типичные ошибки, из-за которых “сбор” не работает

  1. Правило переносит письма, но не туда
    Частая причина - вы перенастроили папку “Входящие”, но правило указывает на другую учетную запись или на “Входящие” второго адреса.

  2. Правило срабатывает дважды
    Если в Outlook есть два правила с похожими условиями, письма могут дважды перемещаться или плодиться задержки.

  3. Дубли из-за пересылки на стороне почтового сервиса
    Если другой почтовый ящик еще и пересылает письма на основной, правило в Outlook добавит еще одно перемещение.

  4. POP вместо IMAP
    Иногда при POP письма выглядят “не так”, как ожидается: часть структуры или признаки папок теряются, и условие “письма из папки второго адреса” не совпадает.

Мини-чеклист перед тем как считать настройку завершенной

Проверка Как понять, что всё ок
Письма с второго адреса приходят в Outlook В левой панели появилась папка/корень второго адреса
Есть правило переноса во “Входящие” основного Новое правило включено и применено к полученным сообщениям
Нет дубликатов За сутки не появляются одинаковые письма дважды
Папка “Входящие” чистая Письма попадают именно туда, а не остаются в папке второго адреса

Итог

Чтобы собирать письма в Outlook с двух адресов и складывать их в один “Входящие”, чаще всего достаточно:
1) добавить второй адрес в профиль Outlook (как учетную запись, обычно IMAP),
2) создать правило в Outlook, которое переносит письма из папки второго адреса в ваши “Входящие”.

Так вы обходите ситуацию, когда в Outlook.com “сборщик” мог исчезнуть или перестал давать выбор папки, как раньше.
Источник по типичному поведению Outlook.com: https://learn.microsoft.com/ru-ru/answers/questions/4563811/question-4563811