Когда вы уезжаете в отпуск, хочется не пропустить важные письма и при этом не отвечать вручную. В Outlook 2016 это решается автоответом. Вариант зависит от типа вашей почты: аккаунт на Microsoft Exchange или обычный POP/IMAP.
Сначала проверьте, есть ли в Outlook 2016 “Автоответы”
- Откройте Outlook 2016.
- Перейдите в Файл.
-
Найдите пункт Автоответы.
-
Если Автоответы есть - настройте отпуск через встроенную функцию.
- Если Автоответы нет - используйте настройку через почтовые правила и шаблон.
Это соответствует рекомендациям Microsoft: “Автоответы” поддерживаются для Exchange, а при отсутствии этой кнопки остается вариант с правилами. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Способ 1 (для Exchange): автоответ в “Файл - Автоответы”
- Откройте Файл - Автоответы.
- Нажмите Отправлять автоответы.
- Поставьте галочку Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания.
- На вкладке В пределах организации напишите текст для коллег.
- Обычно пишут срок отсутствия и кому обращаться вместо вас.
- При необходимости откройте вкладку За пределами организации и задайте отдельный текст для внешних отправителей.
- Microsoft предупреждает: при отправке внешним корреспондентам автоответ уйдет на каждое входящее сообщение, включая рассылки и нежелательную почту. Если хотите ограничить это, используйте параметр “Только моим контактам” (если доступен в вашей среде). Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Нажмите ОК.
После этого Outlook будет отправлять автоответ один раз каждому пользователю, который написал вам в период отсутствия. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Способ 2 (без Exchange): автоответ через правило и шаблон
Этот вариант подходит, когда в Outlook 2016 нет Автоответов. Смысл такой: вы создаете заготовку письма (шаблон), а затем на входящие сообщения срабатывает правило.
2.1 Подготовьте текст автоответа как шаблон
- Нажмите Создать сообщение.
- Впишите текст ответа в тело письма.
- Поля Кому и Тема можно не заполнять.
- Перейдите в Файл - Сохранить как.
- Выберите формат Шаблон Outlook.
- Сохраните в удобную папку и запомните путь.
Эту схему описывают инструкции по настройке автоответа для версий Outlook без Exchange через правило. Источник (пошагово): https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/
2.2 Создайте правило
- В Outlook откройте Файл - Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое...
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
- На шаге с условиями отбора оставьте настройки по умолчанию, чтобы правило срабатывало на все входящие письма. Нажмите Далее.
- В списке действий поставьте галочку Ответить, используя указанный шаблон.
- Внизу в строке указанный шаблон нажмите Указанный шаблон и выберите ваш файл шаблона:
- обычно путь будет через “Шаблоны в файловой системе”.
- Нажмите Открыть, затем Далее.
- На финальном экране проверьте, что правило включено, и нажмите Готово.
Источник по логике правила и шаблона: https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/
Как правильно оформить текст автоответа
Используйте короткие строки и конкретику: даты, кто заменяет, как срочные вопросы решаются быстрее.
| Кому отправляем | Что указать в тексте |
|---|---|
| В пределах организации | даты отсутствия, к кому обращаться по рабочим задачам, альтернативный канал связи (почта/контакт) |
| За пределами организации | срок ответа, кто принимает обращения вместо вас, способ связаться по неотложным случаям |
Принцип разделения “для коллег” и “для внешних” соответствует описанию в официальной документации Microsoft. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Частые ошибки
- Не задали срок и забыли отключить.
- Встроенные Автоответы лучше запускать с датами. Если включали правило, отключайте его вручную после отпуска.
- Оставили один текст для всех и не указали замену.
- Внешним отправителям отправляете автоответ “на все подряд”.
- Microsoft прямо отмечает, что за пределами организации ответ уйдет на каждое сообщение, включая рассылки и нежелательную почту. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Путают шаблон с обычным письмом.
- Для правил нужен именно файл формата Шаблон Outlook.
Как отключить автоответ после отпуска
- Если использовали Файл - Автоответы: снова откройте этот раздел и выберите Отключить.
- Если использовали правило: откройте Управление правилами и оповещениями и снимите галочку с нужного правила или удалите его.
Прекращение работы и отключение описаны в документации Microsoft для сценария с встроенными автоответами. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Готово: выберите подходящий способ под ваш тип почты, настройте автоответ и не забудьте выключить его после отпуска.