Как настроить в 1С ЗУП отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляют через документ больничный. Дальше программа рассчитывает пособие и помогает отправить данные в СФР. Ниже - порядок, который обычно закрывает практические случаи: от базовой настройки до корректировок.

Что проверить до оформления

1. Страховой стаж сотрудницы
2. Откройте карточку сотрудницы.
3. Перейдите в раздел Трудовая деятельность.
4. Заполните Страховой стаж для оплаты больничных листов.

5. Если стаж не заполнить, расчет пособия может получиться неверным. Эту проверку прямо рекомендуют инструкции по работе с документом больничный в ЗУП.

6. Настройка автоматического учета (если используете обмен с СФР)

7. Зайдите в Настройка - Организации.
8. Откройте Учетная политика и другие настройки.
9. В блоке Пособия СФР включите:
   • автоматическое создание отсутствий по болезни при открытии или продлении ЭЛН;
   • автоматическое создание больничных при закрытии ЭЛН;
   • сразу утверждать отсутствия (если вы так ведете учет).
     Такой сценарий описан в руководствах по ЗУП 3 при работе с электронными листками.

Основание для самой выплаты: порядок расчета и назначения пособия закреплен в Федеральном законе от 29.12.2006 N 255-ФЗ и правилах обеспечения пособиями (через СФР по действующим регламентам). Больничный как основание также используется в типовой логике оформления пособий работодателем.

Шаг 1. Создайте больничный лист для отпуска по беременности и родам

1. Откройте раздел Зарплата - Больничные листы.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите шапку документа:
4. организация;
5. сотрудница;
6. номер листка (или загрузите/получите из СФР, если используете ЭЛН);
7. месяц.
8. На вкладке Главное:
9. в поле Причина нетрудоспособности выберите (05) Отпуск по беременности и родам;
10. задайте период освобождения от работы.

В ЗУП именно документ Больничный лист используется для декретного оформления. Это отдельно отмечают инструкции по ЗУП 3 и по ЗУП в целом.

Если сотрудница пойдет в декрет позже даты в больничном

Сотрудница может уйти в отпуск позже даты, указанной в листке нетрудоспособности, и работодатель оплачивает дни работы в обычном порядке. В 1С это отражают изменением даты начала отпуска в документе больничный и затем корректной передачей ответа/данных в СФР. На практике в ЗУП дату начала настраивают на вкладках документа, а окончательная дата должна совпасть с тем, что отправляется в СФР.

Источник по праву ухода позже даты в листке - разъяснение с опорой на Порядок выдачи/оформления больничных: п. 46 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н (как приводится в методических материалах).

Шаг 2. Проверьте расчет среднего заработка и ограничения

Пособие рассчитывается исходя из среднего заработка за два предыдущих календарных года. Это правило закреплено в 255-ФЗ (ст. 14).

В больничном листе:
- откройте блок/кнопку расчета средний заработок (в разных конфигурациях это может быть значок/ссылка);
- при необходимости добавьте данные о заработке у предыдущего работодателя, если это требуется для расчета.

Если сотрудница работает недавно или не было данных за расчетные периоды, в программах ЗУП предусмотрены ручные вводы и учет заработка предыдущих работодателей через соответствующие флажки или отдельные справки для расчета пособий.

Шаг 3. Настройте оплату: за счет СФР и дата выплаты

В корректно оформленном больничном для отпуска по беременности и родам:
- поле за счет работодателя обычно остается пустым;
- общая сумма отражается как за счет ФСС/СФР (в зависимости от терминологии интерфейса);
- проверьте дату выплаты и параметры на вкладке оплаты.

На практике порядок действий такой:
- в Оплате (или вкладке, связанной с начислением пособия) убедитесь, что период назначен;
- при необходимости включите корректный режим, если пособие начисляется с определенной даты.

Шаг 4. Если планируете заменить ставку на период отсутствия

Если на время отпуска вы принимаете другого сотрудника на место отсутствующей, включите опцию Освободить ставку на период отсутствия в документе больничный (или соответствующую настройку, если она доступна в вашей конфигурации). Этот сценарий описан в инструкциях по оформлению декрета в ЗУП.

Шаг 5. Проведите документ

После заполнения всех полей:
- нажмите Записать и провести (или Провести, в зависимости от интерфейса);
- проверьте вкладки Начислено, Оплата, Средний заработок, а также печатные формы, если нужны документы для кадрового учета.

Обычно в печати доступны:
- расчет пособия;
- листок нетрудоспособности с расчетом;
- приказ по форме Т-6 для отпусков по беременности и родам (если включена настройка приказов).

Передача сведений в СФР через ЗУП

Если у вас настроен обмен по ЭЛН, данные могут подтягиваться автоматически. Если документ создается на основании входящих запросов, в ЗУП формируют ответ для СФР.

В типовом сценарии для подтверждения/передачи используют документы типа:
- Ответ на запрос СФР для расчета пособий;
- затем статус “принят фондом” и ожидание выплат.

Также в руководствах по ЗУП описан отчет:
- ЕФС-1, тип сведений “Назначение выплат по ОСС”.
Его подают в установленные сроки после подписания заявления сотрудницей. Для формирования в 1С переходят в Отчетность - Документы персучета и создают документ нужного типа, затем отправляют в СФР.

Источник по срокам передачи сведений для ЕФС-1 определяется актуальными нормами и регламентами Соцфонда. В методических материалах по ЗУП фигурирует ориентир: 3 рабочих дня после подписания заявления.

Таблица: что где проверять в ЗУП

Типичные ошибки

1. Не заполнен страховой стаж
2. Результат: расчет пособия может быть неверным.

3. Решение: заполнить страховой стаж для оплаты больничных листов.

4. Неверно выбрана причина нетрудоспособности

5. Результат: программа посчитает не тот вид пособия.

6. Решение: в больничном установить (05).

7. Не учтена ситуация “декрет позже”

8. Результат: период для расчета и выплаты отличается от фактического заявления.

9. Решение: корректировать дату начала отпуска в документе и связанный ответ для СФР.

10. Нет передачи сведений в СФР или не создан ЕФС-1 (если у вас он требуется)

11. Результат: задержка выплат.
12. Решение: проверить, что сформированы документы отправки и подтверждены статусом.

Итог

Чтобы настроить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП:
1) подготовьте страховой стаж сотрудницы;
2) оформите декрет через документ больничный с причиной (05) и правильным периодом;
3) проверьте средний заработок и источник финансирования;
4) проведите документ;
5) передайте сведения в СФР и при необходимости оформите ЕФС-1 “Назначение выплат по ОСС”.

Такой порядок соответствует тому, как декретный отпуск реализован в ЗУП и как описывают методические материалы по оформлению пособия в 1С, а правовые основания расчета пособий подтверждаются 255-ФЗ.

Использованные источники

• Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании…”: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_64871/
• Оформление декретного отпуска в 1С:ЗУП 3 через больничный (причина (05) и логика документа): https://buhexpert8.ru/1s-zup/bolnichnye-i-posobiya/posobie-po-beremennosti-i-rodam/kak-oformit-otpusk-po-beremennosti-i-rodam-v-zup-3.html
• Оформление отпуска по беременности и родам в 1С:ЗУП (настройка и больничный, печать Т-6): https://xn--1--rlchba2deh.xn--p1ai/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8/%D0%BE%D1%82%D0%BF%D1%83%D1%81%D0%BA_%D0%BF%D0%BE_%D0%B1%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8_%D0%B8_%D1%80%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D0%BC_zup
• Логика расчета и выплаты пособия, корректировка даты начала отпуска в ЗУП: https://www.mikos.ru/services/service/kak-oformit-posobie-po-beremennosti-i-rodam/
• Расчет и выплата пособия в 1С:ЗУП (больничный, средний заработок, передача): https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/mobile-rasch-zp/main/raschet-zarabotnoj-platy/raschet-i-vyplata-posobiia-po-beremennosti-i-rodam-v-1s-zup