Содержание:

Задача простая: вы хотите видеть уведомление, когда новые письма приходят не только во «Входящие», но и в подпапки внутри них. В Outlook это решается двумя вещами: правилами, которые направляют письма в нужные подпапки, и настройками уведомлений Windows и самого Outlook.

Ниже - рабочий пошаговый план для Windows. Если у вас другой вариант (Outlook в браузере или на Mac), используйте раздел с соответствующей версией.

Что именно нужно настроить

1) Чтобы письмо попадало в подпапку

Outlook умеет автоматически раскладывать почту с помощью правил: условие, действие и при необходимости исключения. Это описано у Microsoft в справке про правила для электронной почты в Outlook - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/управление-сообщениями-электронной-почты-с-помощью-правил-в-outlook-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59

2) Чтобы уведомления доходили и из подпапок

Обычно уведомления завязаны на то, что Windows получает уведомления от приложения Почта/Outlook и что включены оповещения рабочего стола в Outlook. У Microsoft есть отдельные статьи про включение оповещений рабочего стола и про уведомления в приложении Почта Windows - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-или-отключение-всплывающего-окна-оповещения-о-новых-сообщениях-в-outlook-9940c70e-b306-442e-a856-d94b20318481 и https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-уведомлений-для-учетных-записей-и-закрепленных-папок-в-почте-windows-6462709a-c7ec-4fd5-97e5-58fbfa90cb8b

Шаг 1. Создайте подпапку и правило для входящих писем

Вариант А: правило создается по одному письму

  1. Откройте папку «Входящие».
  2. Найдите входящее письмо, по которому хотите настроить сортировку.
  3. Нажмите правой кнопкой по письму.
  4. Выберите «Правила» - «Создать правило».
  5. Настройте условие (например, по отправителю или по словам в теме).
  6. Действие: «Переместить элемент в папку».
  7. Выберите нужную подпапку (или создайте новую).
  8. Если предлагается - включите применение к текущим сообщениям, затем подтвердите.

Эта логика соответствует справке Microsoft по созданию правил - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/управление-сообщениями-электронной-почты-с-помощью-правил-в-outlook-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59

Вариант Б: создайте правило вручную в «Управление правилами и оповещениями» (классический Outlook)

  1. Откройте «Файл».
  2. Перейдите в «Управление правилами и оповещениями».
  3. Нажмите «Новое».
  4. Выберите шаблон «Применять правило к получаемым сообщениям».
  5. На следующих шагах:
  6. условия: от кого/что отбирать
  7. действие: переместить в папку
  8. исключения: при необходимости
  9. Включите правило и завершите.

Основа - в официальной инструкции Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/управление-сообщениями-электронной-почты-с-помощью-правил-в-outlook-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59

Шаг 2. Включите уведомления рабочего стола в Outlook

Для нового Outlook (Windows)

  1. Откройте новый Outlook.
  2. В разделе «Вид» откройте «Параметры просмотра».
  3. На вкладке «Общие» найдите «Уведомления».
  4. Включите оповещения для «Почты» (или нужного типа).

Источник: Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-или-отключение-всплывающего-окна-оповещения-о-новых-сообщениях-в-outlook-9940c70e-b306-442e-a856-d94b20318481

Для классического Outlook

  1. Откройте «Файл».
  2. Выберите «Параметры» - «Почта».
  3. В разделе «Поступление сообщения» включите «Отображать оповещения рабочего стола».
  4. Сохраните.

Источник: Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-или-отключение-всплывающего-окна-оповещения-о-новых-сообщениях-в-outlook-9940c70e-b306-442e-a856-d94b20318481

Шаг 3. Проверьте уведомления Windows и приложение Почта Windows (важно)

Если вы используете Windows-уведомления через приложение «Почта» (и оно работает у вас как источник уведомлений), нужно включить уведомления для почтового приложения и при необходимости - для закрепленных папок.

  1. Откройте «Пуск» - «Параметры».
  2. Перейдите в «Уведомления и действия».
  3. Включите «Получать уведомления от приложений и других отправителей».
  4. В списке включите «Почта».
  5. Включите типы оповещений (баннеры, центр уведомлений, звук - по необходимости).

Источник: Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-уведомлений-для-учетных-записей-и-закрепленных-папок-в-почте-windows-6462709a-c7ec-4fd5-97e5-58fbfa90cb8b

Если уведомления должны идти именно по конкретной подпапке:
- закрепите подпапку в приложении «Почта Windows»
- включите для нее показ уведомлений в параметрах «Уведомления» (по описанию Microsoft)

Источник: Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-уведомлений-для-учетных-записей-и-закрепленных-папок-в-почте-windows-6462709a-c7ec-4fd5-97e5-58fbfa90cb8b

Почему уведомления могут не приходить из подпапок

Причина Как проверить Как исправить
Оповещения рабочего стола в Outlook выключены В «Параметры» Outlook включено «Отображать оповещения рабочего стола»? Включите в Outlook по инструкции Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-или-отключение-всплывающего-окна-оповещения-о-новых-сообщениях-в-outlook-9940c70e-b306-442e-a856-d94b20318481
В Windows выключены уведомления для Почта В «Уведомления и действия» включена «Почта»? Включите в Windows и подстройте баннер/центр/звук - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-уведомлений-для-учетных-записей-и-закрепленных-папок-в-почте-windows-6462709a-c7ec-4fd5-97e5-58fbfa90cb8b
Письма перемещаются из «Входящих» правилами, а уведомление не срабатывает Письмо сначала приходит и уходит по правилу в подпапку? Проверьте, что в Outlook включены уведомления для почты, и что Windows уведомляет Почта. У Microsoft отмечено, что при работе правил могут быть нюансы с уведомлением рабочего стола - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-или-отключение-всплывающего-окна-оповещения-о-новых-сообщениях-в-outlook-9940c70e-b306-442e-a856-d94b20318481
У подпапки нет закрепления в Почта Windows В приложении Почта Windows подпапка закреплена? Закрепите подпапку и включите уведомления для закрепленных - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-уведомлений-для-учетных-записей-и-закрепленных-папок-в-почте-windows-6462709a-c7ec-4fd5-97e5-58fbfa90cb8b

Если вы используете Outlook в браузере (Outlook в Интернете) или Outlook.com

В этих версиях можно управлять правилами, но уведомления рабочего стола зависят от браузера и Windows-уровня. Логику правил Microsoft описывает отдельно в справке про правила для Outlook в Интернете и Outlook.com: в статье про правила (одна база для версий) - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/управление-сообщениями-электронной-почты-с-помощью-правил-в-outlook-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59

Быстрый тест, чтобы убедиться, что все работает

  1. Создайте/проверьте правило, которое отправляет входящее сообщение в нужную подпапку.
  2. Включите оповещения рабочего стола в Outlook.
  3. Включите уведомления для «Почта» в Windows.
  4. Отправьте себе тестовое сообщение.
  5. Убедитесь, что:
  6. сообщение попало в подпапку
  7. появился уведомление

Если уведомления не появляется, чаще всего проблема в шаге 2 или 3.

Итог

Чтобы получать уведомление в Outlook о новых сообщениях, которые попадают в подпапки, настройте правило для сортировки и включите уведомления в Outlook и Windows. Если подпапка должна быть “приоритетной”, закрепите ее в Почта Windows и включите уведомления для закрепленных папок по инструкции Microsoft - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/включение-уведомлений-для-учетных-записей-и-закрепленных-папок-в-почте-windows-6462709a-c7ec-4fd5-97e5-58fbfa90cb8b