Как настроить учет по обособленным подразделениям в 1С:Бухгалтерии 8.3

Организация с обособленным подразделением должна вести учет так, чтобы отчеты по НДФЛ и другим налогам формировались с учетом КПП и территориальной привязки. Ниже - практический порядок, как завести подразделение в 1С:Бухгалтерии 8.3 и включить нужные настройки.

Подход актуален для стандартной 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0. Если у вас отдельные сценарии по налогу на прибыль или сложный контур учета, порядок может отличаться по настройкам учетной политики и составу функциональности.

Что нужно учесть до настройки в 1С

1. Подразделение должно быть поставлено на учет в налоговой и иметь КПП, который вы затем укажете в программе. Основание - правила учета по месту нахождения подразделения установлены НК РФ.
   Источник: НК РФ, ст. 83, 84 (учет в налоговых органах), НК РФ ст. 23 (сообщения и сроки).

2. НДФЛ - по месту учета подразделения. По НК РФ налоговый агент удерживает НДФЛ при выплатах и отчитывается по месту учета.
   Источник: НК РФ ст. 226, 230.

3. Некоторые отчеты и платежи по другим налогам тоже могут идти по территориальному принципу. Для примеров ниже - опираемся на позицию Минфина и нормы НК РФ.
   Источник: НК РФ ст. 431 (взносы), ст. 174 (НДС), материалы ФНС/Минфина в подборках 1С-сообществ по практике учета (как ориентир).

Шаг 1. Включите функциональность для работы с обособленными подразделениями

В 1С:Бухгалтерии 8.3 включите возможность учета по таким подразделениям.

1. Откройте Главное - Функциональность.
2. Найдите раздел про организацию и включите флаг Обособленные подразделения.
3. Сохраните изменения.

Эта настройка дает программе нужные справочники и регламентные механики под раздельный учет по КПП.

Источник по практике: buhexpert8.ru - настройка учета по обособленным подразделениям в 1С.

Шаг 2. Создайте обособленное подразделение в справочнике

1. Откройте Главное - Организации.
2. Откройте нужную организацию.
3. Перейдите в Подразделения.
4. Нажмите Создать.
5. В карточке:
6. отметьте, что это обособленное подразделение;
7. укажите наименование;
8. укажите КПП из уведомления о постановке на учет;
9. заполните реквизиты налогового органа для этого адреса (КПП и территориальные коды обычно заполняются по кнопке Заполнить реквизиты по коду, если она доступна);

10. укажите коды ОКТМО (при необходимости также ОКАТО, в зависимости от того, как программа требует заполнение в текущей конфигурации).

11. Записать и закрыть.

Практическая логика заполнения (флаг, отдельные КПП и коды территорий) описана в материалах по работе с справочником подразделений.
Источник: buhexpert8.ru.

Шаг 3. Подайте в налоговую сообщение о создании (если еще не сделано)

В 1С можно формировать сообщение по форме С-09-3-1, которое используется для постановки на учет при создании обособленного подразделения.

1. Откройте Отчеты - Уведомления, сообщения и заявления.
2. Нажмите Создать.
3. В выборе вида уведомления выберите Создание обособленных подразделений (форма С-09-3-1).
4. В поле Сообщает выберите:
5. 1 - о создании подразделения,
6. 2 - о внесении изменений (если подаете корректировки).
7. Заполните наименование и адрес подразделения.
8. Проверьте документ, выгрузите или отправьте через сервис отправки.

Срок подачи - не позднее одного месяца со дня создания.
Источник: НК РФ ст. 23; на практике форма и путь в 1С описаны в статьях 1С-экспертов.
Пример с пошаговыми действиями: buhexpert8.ru и center-comptech.ru (описание формы С-09-3-1 и логики отправки).

Шаг 4. Настройте зарплату так, чтобы НДФЛ делился по КПП подразделений

Чтобы в отчетности НДФЛ отражался по разным КПП, включите настройку расчета зарплаты по подразделениям.

1. Откройте Администрирование - Параметры учета.
2. Зайдите в Настройки зарплаты.
3. Поставьте флаг Расчет зарплаты по обособленным подразделениям.
4. Сохраните.

После этого в документах по персоналу и начислениям появится возможность выбирать нужное подразделение.

Ограничения по численности (когда механизм может не работать при превышении определенного порога) встречаются в описаниях функциональности. Перед массовыми расчетами проверьте поведение на тестовой базе.
Источник: buhexpert8.ru (описание настройки и нюанса с численностью).

Практическая шпаргалка: что где проверить

Что меняется при переходе на учет с подразделениями

При включении функциональности и создании подразделений может понадобиться корректно выставить даты и параметры распределения, чтобы закрытие предыдущих периодов не оказалось “пересчитанным” неожиданно.

Практическая рекомендация из консультаций пользователей 1С:
- не менять задним числом то, что влияет на прошлые расчеты;
- при необходимости лучше тестировать на копии базы;
- следить за тем, что в программе учитывается история изменений распределения.

Источник: buhexpert8.ru (разбор вопросов пользователей и поведения флагов/показателей в периодах).

Частые ошибки

1. КПП не совпадает с налоговым учетом подразделения. Это приводит к тому, что отчеты попадают не в ту ИФНС. Решение - сверить КПП из постановки на учет и внести его в карточку подразделения.

2. Не включили настройку зарплаты по подразделениям. Тогда НДФЛ может идти не по тем КПП, которые нужны для отчетности.

3. Завели подразделение в 1С, но не оформили сообщение в налоговую. По закону обязанность постановки на учет и сроки зависят от факта создания. Решение - привести документы в порядок и только затем “поднимать” учет в 1С.

Источник по срокам и логике сообщений: НК РФ ст. 23, а также практические инструкции по С-09-3-1 в обзорах 1С.

Итоговый алгоритм

1. Включите функциональность обособленные подразделения в настройках программы.
2. Создайте подразделение в Главное - Организации - Подразделения, поставьте флаг и укажите КПП, ОКТМО, территориальные реквизиты.
3. Если подразделение еще не поставлено на учет, подготовьте и подайте сообщение С-09-3-1 через Отчеты - Уведомления....
4. Включите Расчет зарплаты по обособленным подразделениям в настройках зарплаты.
5. Проверьте в документах начислений, что выбранное подразделение влияет на формирование НДФЛ по нужным КПП.

Источники по правовой части и срокам: НК РФ (ст. 11, 23, 83, 84, 226, 230, 431, 174) - в подборках и в практических материалах 1С-экспертов. Источники по шагам в 1С: buhexpert8.ru, buhsoft.ru, assistant1c.com, center-comptech.ru, itsvsem.ru.