Когда вы в отпуске, письма все равно приходят. Чтобы их не терять, в Outlook 2016 можно настроить переадресацию. Обычно ее делают через правила для входящих сообщений или через автоматический функционал учетной записи в корпоративной среде Exchange.
Ниже - два рабочих варианта и пошаговые настройки.
Вариант 1. Переадресация через правило Outlook 2016 (универсально)
Подходит для большинства почтовых ящиков в Outlook 2016. Идея простая - создать правило, которое будет пересылать полученные письма на другой адрес, а затем включить правило только на период отпуска.
Шаги
- Откройте Outlook 2016.
- Перейдите на вкладку Главная.
- В группе Удаление выберите Правила.
- Нажмите Управление правилами и оповещениями….
- Нажмите Создать правило….
- В разделе Начать с пустого правила выберите:
- Применить правило к сообщениям, которые я получаю.
- Нажмите Далее.
- Если нужно пересылать все входящие письма, пропустите выбор условий (не ставьте галочки) и снова нажмите Далее.
- Outlook спросит, применить ли правило ко всем сообщениям. Нажмите Да.
- В разделе Выбор действий отметьте один из вариантов:
- переслать его пользователям или общедоступной группе, если нужен адрес получателя;
- либо переслать его людям или общедоступной группе в виде вложения, если нужно пересылать как вложение.
- Внизу в описании правила нажмите пользователи или общедоступная группа и укажите адрес для переадресации.
- Нажмите Далее и задайте исключения, если они нужны. Если исключений нет, переходите дальше.
- Укажите имя правила.
- Нажмите Готово.
- В окне Правила и оповещения включите правило (галочка в списке правил должна быть активной).
Как сделать, чтобы правило работало только во время отпуска
Outlook 2016 не всегда дает удобный таймер “по датам” именно для правила. Практичный способ:
- включите правило перед отпуском;
- отключите его сразу после возвращения.
Вариант 2. Автоответ и временное планирование отсутствия через Exchange
Если в компании используется Exchange, чаще всего дополнительно или вместо переадресации на время отпуска настраивают автоответ. Это информирует отправителей, что вы отсутствуете, и снижает количество повторных писем.
Автоответ для пользователей в Exchange обычно можно включить с датами начала и окончания и задать разные тексты для внутренних и внешних отправителей. Такой механизм описан у Microsoft и в документации по администрированию Exchange, где для автоматического ответа задают период и сообщения для внутренней и внешней аудитории.
- Общее описание переадресации для почтовых ящиков в Exchange приводится в справке Microsoft: https://learn.microsoft.com/ru-ru/exchange/recipients/user-mailboxes/email-forwarding
- Командлеты и управление автоответом в Exchange (Out of Office) - в материалах по Exchange управления и PowerShell: https://winitpro.ru/index.php/2014/05/15/nastrojka-avtootveta-polzovatelya-v-exchange-2010/
Когда выбирать этот вариант
- В организации настроен учет в Exchange, и нужен автоответ с периодом.
- Есть требования по формулировкам для внутренних и внешних адресатов.
Важный момент
Автоответ и переадресация решают разные задачи:
- автоответ сообщает, что вы отсутствуете;
- переадресация доставляет письма на другой адрес.
Часто их комбинируют, но порядок зависит от того, кто должен отвечать в ваше отсутствие.
Как сочетать переадресацию и автоответ, чтобы не запутать отправителей
Ниже простой ориентир, что обычно делать.
| Цель | Что настроить | Куда смотреть в Outlook 2016 |
|---|---|---|
| Сообщить отправителю, что вы в отпуске | автоответ (OOF/Out of Office) | Файл - Сведения - Автоматические ответы (если доступно для вашей учетной записи) |
| Чтобы письма приходили коллеге/на другой ящик | переадресация через правило | Правила - Управление правилами и оповещениями… |
| Разные тексты для внутренних и внешних | автоответ с разделением аудитории | настройки OOF в корпоративной среде Exchange |
| Письма пересылать только на период отпуска | правило и ручное включение/отключение | список правил в окне Правила и оповещения |
Инструкция по настройке автоответа в Outlook через Автоматические ответы и период работы описана в материалах для Outlook и Exchange-контуров: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
Как проверить, что переадресация работает
- Перед отпуском отправьте тестовое письмо на ваш адрес.
- Убедитесь, что оно дошло на адрес переадресации.
- Если вы используете корпоративный Exchange, проверьте настройки в админ-панели или через консоль администратора. Для Exchange в Microsoft описана проверка и параметры пересылки: https://learn.microsoft.com/ru-ru/exchange/recipients/user-mailboxes/email-forwarding
Частые ошибки
- Правило включено не перед отпуском, а уже во время отпуска. Решение: включите заранее и сделайте тест.
- Переадресация настроена, но забыли отключить после возвращения. Решение: держите правило в отдельном списке и отключайте сразу по окончании.
- Настроили автоответ, но ждете, что он перенаправит письма. Автоответ сообщает, а переадресация доставляет.
- Указали не тот адрес для переадресации или опечатались. Решение: проверяйте адрес получателя в правиле.
Итог
Для Outlook 2016 самый надежный способ переадресации на отпуск - правило для входящих сообщений: включили перед отъездом, отключили после. Если у вас учетная запись в Exchange, дополнительно настраивают автоответ с периодом и текстами для внутренней и внешней аудитории. Оба подхода можно использовать вместе, чтобы и письма не терялись, и отправители были в курсе.
Материалы, на которые можно опираться при настройке в Microsoft-экосистеме:
- переадресация в Exchange: https://learn.microsoft.com/ru-ru/exchange/recipients/user-mailboxes/email-forwarding
- настройка автоответа в Outlook: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
- управление автоответом в Exchange и примеры через Exchange-подходы: https://winitpro.ru/index.php/2014/05/15/nastrojka-avtootveta-polzovatelya-v-exchange-2010/