Когда вы в отпуске, настройка автоответчика в Outlook помогает не пропускать письма и заранее сообщает, когда вы вернетесь. В Outlook это делается двумя способами - через встроенную функцию автоматических ответов или через правило с шаблоном. Подход выбирайте по типу почтового аккаунта.
Вариант 1. Автоответы через встроенную функцию Outlook (Exchange / Microsoft 365)
Этот способ удобен тем, что вы можете задать период и тексты отдельно для коллег и для внешних отправителей. Работает для учетных записей, поддерживающих автоматические ответы, например Exchange и Microsoft 365. Microsoft также отмечает, что для Gmail и других POP/IMAP эта функция недоступна, тогда используют правила.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Шаги для Outlook на Windows (классический интерфейс)
- Откройте Outlook.
- Нажмите Файл.
- Выберите Автоответы.
- Поставьте Отправлять автоответы.
- Чтобы ответы ушли по расписанию, включите Отправлять только в течение следующего периода времени и укажите дату и время начала и окончания.
- На вкладках введите тексты:
- В пределах организации - сообщение для коллег.
- За пределами организации - сообщение для внешних контактов.
Microsoft предупреждает: при отправке внешним адресатам автоответ может уходить на информационные рассылки и нежелательные письма, поэтому лучше отправлять ответы только контактам, если есть такая опция.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67 - Нажмите ОК.
Текст автоответа: что написать
Добавьте 3 вещи:
- когда вы вернетесь (дата или “после ...”),
- к кому обращаться по срочным вопросам,
- чем вы занимаетесь во время отсутствия (если нужно: “письма читаю, но отвечаю позже”).
Вариант 2. Автоответ через правило и шаблон (для POP/IMAP и когда нет «Автоответы»)
Если в Файл не видно пункта Автоответы, используйте правило. Этот подход чаще применяют для учетных записей без Exchange. В Microsoft отдельно описано решение через правила и отмечено, что автоматические ответы не поддерживаются для POP/IMAP, например Gmail.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Шаги: правило с автоответом через шаблон
- Подготовьте шаблон ответа:
- В Outlook нажмите Создать сообщение.
- Заполните только текст.
- Поля Кому и Тема можно не заполнять.
- Сохраните как Шаблон Outlook: Файл -> Сохранить как... (выберите нужный формат).
Подробный порядок описан в руководствах по настройке автоответа правилом, например: https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/ - Создайте правило:
- Файл -> Управление правилами и оповещениями.
- Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям.
- Для ответа на все письма переходите Далее без условий.
- На шаге действия отметьте: Ответить, используя указанный шаблон.
- Внизу выберите сохраненный шаблон:
- Указанный шаблон -> Шаблоны в файловой системе -> Обзор -> выберите файл-шаблон.
- Завершите: Готово и проверьте, что правило включено.
Как ограничить период
В правиле проще всего сделать ограничение вручную: включить перед отпуском и отключить после. Microsoft рекомендует отключать автоответы, если не задали срок в настройках.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Быстрый выбор: какой способ использовать
| Условие | Что сделать | Где сделать |
|---|---|---|
| В Файл есть Автоответы (обычно Exchange / Microsoft 365) | Включить автоответ, задать даты, написать тексты для внутренних и внешних | Файл -> Автоответы |
| Пункта Автоответы нет | Сделать шаблон и настроить правило, которое будет отправлять ответ | Правила -> Управление правилами и оповещениями |
Типичные ошибки
-
Не указали период
Встроенные автоответы позволяют задать даты. Если их не задать, потом придется отключать вручную. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67 -
Слишком общий текст
В сообщении лучше указать дату возвращения и контакт на время вашего отсутствия - коллегам проще передать срочные вопросы. -
Сделали правило, но забыли отключить
Если автоответ настроен правилом без даты, после отпуска снимите галочку с правила в Управление правилами и оповещениями. -
Отправляете автоответ внешним без фильтра контактов
Microsoft предупреждает, что внешние отправители могут включать рассылки и потенциально нежелательные сообщения. Если есть опция “только контактам”, используйте ее. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Как проверить, что все работает
- Перед отпуском отправьте себе письмо с другого адреса или попросите коллегу протестировать автоответ.
- Убедитесь, что ответ приходит в нужный период и нужной группе (внутри организации или внешним контактам).
Итог
Если у вас в Outlook доступна функция Автоответы, настройте ее - это самый простой вариант с расписанием. Если нет, используйте правило с шаблоном: создайте шаблон, выберите действие Ответить, используя указанный шаблон и включите правило перед отпуском, а затем отключите после. Дополнительные инструкции дает Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67