- Где посмотреть график работы в 1С:ЗУП 8.3
- Подготовка перед настройкой
- Настройка графика: что именно задавать
- Пошагово: как создать и заполнить график в 1С:ЗУП 8.3
- Примеры настройки для распространенных случаев
- Как назначить график сотруднику
- Важный момент: смена графика не с начала месяца и расчет нормы
- Типичные ошибки, из-за которых «график настроен, а зарплата не сходится»
- Короткий итог
График в 1С нужен для расчета зарплаты и учета рабочего времени. В типовых случаях это пятидневка, но часто требуется другой режим - смены, ночные часы, суммированный учет, неполное рабочее время.
Ниже - практическая инструкция для 1С:ЗУП 8.3: где взять графики, как их заполнить и как назначить сотруднику.
Где посмотреть график работы в 1С:ЗУП 8.3
Графики хранятся в справочнике. Обычно путь такой:
- Настройка - Графики работы сотрудников
Там можно:
- просматривать существующие варианты;
- создавать новые;
- редактировать свойства;
- обновлять заполнение по годам.
По умолчанию задан стандартный режим (пятидневка с учетом выходных и праздников). Его можно заменить на нужный компании режим - через создание своего набора графиков.
Подготовка перед настройкой
1) Проверьте производственный календарь
График в 1С учитывает выходные и праздники. Календарь по умолчанию установлен как «Российская Федерация» и обновляется с обновлениями программы. Если у организации несколько регионов и разные праздничные дни, можно использовать региональные календари.
В свойствах графика обычно есть опция автоматическое обновление по производственному календарю. Если ее включить, изменения календаря за год попадут в график.
2) Убедитесь, что в программе включены нужные виды времени
Если у графика будут ночные часы, в настройках расчета зарплаты должны быть доступны соответствующие виды времени. Для ночных часов обычно включают:
- Ночные часы (раздел настройки состава начислений и удержаний по почасовой оплате/ночным часам в зависимости от вашей конфигурации).
Без этого график может заполниться, но учет ночных часов будет работать неправильно.
Настройка графика: что именно задавать
Откройте карточку нужного графика и перейдите по ссылке изменить свойства графика.
Ключевые параметры:
| Что настроить | Для чего нужно | Когда использовать |
|---|---|---|
| Способ заполнения | Как программа разложит дни и часы по календарю | По дням недели - для пяти/шестидневки. По циклам произвольной длины - для сменных графиков |
| Учет праздничных дней | Ставит дни как нерабочие и учитывает сокращение перед праздниками | Если смены в праздники не идут или рабочее время должно уменьшаться |
| Учет оплачиваемых нерабочих дней | Отдельный тип дней, которые не выходные и не праздники | Если у вас периоды с сохранением заработка |
| Неполное рабочее время | Поддержка неполной занятости и расчета нормы | Для 0,5 ставки, сокращенной недели и т.д. |
| Суммированный учет рабочего времени | Учет нормы за период, когда невозможно фиксировать часы по дням | Для непрерывных процессов и посменной работы (когда применяется суммированный учет) |
| Виды времени (явка, ночное и т.п.) | Разделение дневных и ночных часов и других видов | Когда важна доплата за ночные/вечерние часы |
Правовые ориентиры по рабочему времени и суммированному учету - статьи ТК РФ 91, 95-96, 100, 103, 104 (нормы и основания для сменной работы и суммированного учета). Официальные ссылки:
- ТК РФ об ограничении нормы рабочего времени: https://base.garant.ru/12125268/547649ff63bad80904f288cab03c5176/
- ТК РФ о сменной работе и суммированном учете: https://base.garant.ru/12125268/f0919a1a5b9327ff53d0b0cd9f3489ec/
- ТК РФ о сменной работе (103) и общих правилах (100): https://cloud.consultant.ru/cloud/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=383539&dst=100740&date=16.08.2021#06550461672939254
Пошагово: как создать и заполнить график в 1С:ЗУП 8.3
- Откройте Настройка - Графики работы сотрудников.
- Нажмите Создать.
- Задайте название и год.
- В свойствах графика:
- выберите способ заполнения;
- отметьте нужные опции (праздники, неполное время, суммированный учет);
- при необходимости включите виды времени (например, ночные часы).
- Откройте расписание работы и заполните параметры по дням или по циклу:
- для пяти/шестидневки - по дням недели;
- для посменных режимов - по дням внутри цикла.
- Нажмите Заполнить (или аналогичную команду) и сохраните график.
- Повторите для остальных вариантов, если у вас несколько групп работников.
График лучше формировать заранее - до расчета зарплаты за соответствующий период, и обновлять раз в год, когда меняются праздники.
Примеры настройки для распространенных случаев
1) Пятидневка (классический режим)
- Создайте график.
- В свойствах выберите по дням недели.
- Укажите часы для каждого дня недели (обычно 8 часов в будни).
- Учет праздников включите, если в эти дни работа не ведется по вашим правилам.
Пятидневку можно держать как базовую и затем при необходимости корректировать для неполной занятости или перевода.
2) Сменный график с циклом произвольной длины
Подходит для «сутки через трое», двухсменной схемы и других режимов, где выходные не совпадают с классической неделей.
Типовой сценарий:
1. Способ заполнения - по циклам произвольной длины.
2. Задайте дату отсчета цикла.
3. В расписании работы заполните длительность по каждому дню внутри цикла.
4. Если есть ночные часы, добавьте вид времени ночные часы и распределите часы по дневному и ночному времени.
Пример логики для ночных часов описан в разборе по графику сторожей (сутки с разделением дневных и ночных периодов):
https://mikos.ru/services/service/nastroyka-grafikov-raboty-v-1s-zarplata-i-upravlenie-personalom-redaktsii-3-1-zup-3-1-/
Также полезны общие правила настройки сменных графиков и суммированного учета (с упоминанием ограничений по ТК РФ):
https://center-comptech.ru/articles/nastrojka-smennogo-grafika-raboty-v-1s-8-3.html
Как назначить график сотруднику
Обычно сотруднику график назначают при кадровых документах. Практически используются два способа, в зависимости от того, нужно ли менять только режим или вместе с ним еще кадровые данные.
Сценарий A. Меняем только график для группы сотрудников
Используйте документ Изменение графика работы списком.
Суть:
- выбрать новый график;
- указать дату начала (или период, если график временный);
- подобрать сотрудников.
Этот документ влияет на плановый ФОТ и учет времени, но кадровое мероприятие может не отражать требуемые события в данных, которые связаны с ЕФС-1 (если вам это нужно). Поэтому для ситуаций, где требуется отражение перевода на другой режим в ЕФС-1, лучше использовать кадровые документы. См. пояснение:
- https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/1s-zup-8-3/izmenenie-grafika-raboty-v-zup-3-1-poshagovaya-instruktsiya.html
Сценарий B. Нужен кадровый перевод вместе с изменением графика
Используйте Кадровый перевод (или списком, если переводите группу).
Как правило:
- в документе на вкладке Главное ставят флаг Перевести на другой график;
- выбирают нужный график;
- указывают дату начала перевода (и период при временном переводе).
Пример логики, как именно включают флаг и выбирают график:
- https://www.buh.ru/articles/izmenenie-grafika-raboty-sotrudnika-v-1s-zarplate-i-upravlenii-personalom-8-red-3.html
Важный момент: смена графика не с начала месяца и расчет нормы
Если у сотрудника с даты внутри месяца меняется график и у него есть начисления, завязанные на норму времени, в 1С может потребоваться ввод индивидуального графика на месяц. Поведение зависит от настройки расчета зарплаты.
На практике смотрят опцию в настройках расчета зарплаты:
- включить подсказку об индивидуальном графике при переводе на график с другой нормой внутри месяца.
Подробный пример влияния опции на то, как пересчитывается оклад по часам при переводе внутри месяца:
- https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/1s-zup-8-3/izmenenie-grafika-raboty-v-zup-3-1-poshagovaya-instruktsiya.html
Типичные ошибки, из-за которых «график настроен, а зарплата не сходится»
- Не включили учет ночных часов в настройках расчета зарплаты, когда в графике есть ночные часы.
- Выбрали неправильный способ заполнения:
- для смен использовали «по дням недели» вместо «по циклам произвольной длины»;
- для пяти/шестидневки усложнили настройку циклом.
- Не учли праздничные дни и правила сокращения времени перед праздниками.
- Назначили график сотруднику «не тем» документом:
- изменили график без кадрового перевода, когда нужно отражение кадрового события;
- перевели график, но не пересчитали плановый ФОТ и норму.
- Сменили график внутри месяца и не учли пересчет нормы времени и возможный индивидуальный график.
Короткий итог
Чтобы настроить график в 1С:ЗУП 8.3, нужно:
1) убедиться, что производственный календарь и нужные виды времени настроены;
2) создать график и заполнить свойства (способ заполнения, учет праздников, неполное время, суммированный учет);
3) заполнить расписание работы на год;
4) назначить график сотруднику документом, который соответствует вашей задаче (только режим или кадровый перевод);
5) проверить расчет нормы времени при изменении графика внутри месяца.
Источники по настройке графиков, документам и правилам описаны здесь:
- https://assistant1c.com/blog/1c-zup/nastroyki-1c-zup/grafik-raboty-v-1s-8-3/
- https://center-comptech.ru/articles/nastrojka-smennogo-grafika-raboty-v-1s-8-3.html
- https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/1s-zup-8-3/izmenenie-grafika-raboty-v-zup-3-1-poshagovaya-instruktsiya.html
- https://www.buh.ru/articles/izmenenie-grafika-raboty-sotrudnika-v-1s-zarplate-i-upravlenii-personalom-8-red-3.html
- https://mikos.ru/services/service/nastroyka-grafikov-raboty-v-1s-zarplata-i-upravlenie-personalom-redaktsii-3-1-zup-3-1-/