Автоответ в Outlook нужен, чтобы отправители знали, что вас нет и письмо не будет обработано сразу. В Outlook 2019 это можно сделать двумя способами - в зависимости от типа учетной записи.
Вариант 1. «Автоответы» (если в почте используется Exchange)
Этот способ подходит для учетных записей на Microsoft Exchange. Microsoft прямо указывает, что у Outlook есть функция автоматических ответов через меню «Файл» > «Автоответы», а если в Outlook нет такой кнопки, значит нужна настройка через правила. Подробнее - в справке Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Как включить по шагам
- Откройте Outlook 2019.
- Перейдите в меню Файл.
- Найдите пункт Автоответы и откройте его.
- Включите Отправлять автоответы.
- Поставьте Отправлять только в течение следующего периода и укажите даты и время начала и окончания отпуска.
- Введите текст:
- во вкладке В пределах организации - сообщение для коллег;
- при необходимости в За пределами организации - отдельный текст для внешних адресатов.
- Нажмите ОК или Сохранить (в зависимости от окна).
Microsoft отмечает, что ответы внутри и вне организации задаются отдельно, а период можно запланировать, чтобы автоответ выключился сам: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Когда автоответ не появился
Если кнопки Автоответы нет в Outlook, используйте вариант с правилами (см. ниже). На это же указывает справка Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Вариант 2. Правила Outlook (если нет Exchange или нужна гибкость)
Этот способ работает, когда функции «Автоответы» нет или вам нужно управлять логикой ответа. Идея простая: создаете шаблон сообщения и правило, которое отвечает с помощью этого шаблона.
Пошаговый сценарий для Outlook 2019 описан в инструкциях пользователей и подтвержден логикой, приведенной в материалах с правилами автоответа: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
Подготовьте шаблон сообщения
- Нажмите Создать сообщение.
- В поле текста напишите текст ответа (адресаты и тема не заполняются).
- Откройте Файл > Сохранить как.
- Выберите тип Шаблон Outlook и сохраните. Запомните папку, куда сохранили шаблон.
Такой подход повторяется в пошаговых инструкциях: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232 и https://help.nsu.ru/pages/viewpage.action?pageId=9208217
Создайте правило
- Откройте Файл > Правила и оповещения (или Управление правилами и оповещениями).
- Нажмите Новое.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
- На шаге условий можно оставить вариант, который отвечает всем входящим письмам (чтобы работало для отпуска в целом).
- На шаге действий отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
- В строке с шаблоном выберите сохраненный Шаблон Outlook:
- обычно это Шаблоны в файловой системе,
- затем Обзор и укажите путь к файлу шаблона.
- На последнем экране включите Включить правило и нажмите Готово.
Подробный порядок таких шагов есть в инструкциях: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232 и https://help.nsu.ru/pages/viewpage.action?pageId=9208217
Как подготовить текст автоответа, чтобы он сработал в отпуске
В хорошем сообщении обычно есть:
- период отсутствия;
- когда вы вернетесь и начнете отвечать;
- куда обращаться по срочным вопросам (контакт человека или общий канал);
- одинаковое оформление для читабельности.
Можно использовать разные тексты для коллег и внешних адресатов (это доступно в режиме «Автоответы» в Exchange): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
| Ситуация | Что писать в ответе |
|---|---|
| Коллеги внутри компании | Коротко: даты отсутствия, кто подхватывает срочные вопросы, когда ждать ответ |
| Клиенты и партнеры извне | Коротко: что вы не отвечаете в период отпуска, как действовать срочно, ориентир по срокам ответа |
| Нет точной даты возвращения | Укажите примерный срок или формулировку «вернусь к работе после ...», чтобы люди понимали ожидание |
Как отключить автоответ после отпуска
- Если вы включали через Автоответы: снова откройте это же окно и выберите Отключить / Не отправлять автоответы.
- Если вы включали через Правила: зайдите в Правила и оповещения, найдите правило и снимите галочку с Включить правило.
Логика отключения и управление периодом описаны в справке Microsoft для «Автоответов» и для сценария без кнопки «Автоответы» через правила: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Типичные ошибки
- Включили правило без ограничения по времени и забыли выключить его после отпуска.
- В шаблоне не сохранили тип Шаблон Outlook или сохранили в другую папку, а в правиле выбрали неверный файл.
- Сделали один текст для всех адресатов, хотя в Exchange предусмотрены разные сообщения для В пределах организации и За пределами организации.
Рекомендации по структуре и настройке для Exchange и правилам подтверждены инструкциями и справкой Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Итог
- Если в Outlook 2019 есть Файл > Автоответы, используйте их - там есть даты и отдельные тексты для внутренних и внешних адресатов.
- Если кнопки Автоответы нет или нужна настройка через правила, сделайте шаблон сообщения и правило Ответить, используя указанный шаблон.
Материал основан на инструкциях по автоответам и правилам для Outlook 2019, а также на официальной справке Microsoft: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67