Как настроить автоответ в Outlook 2016 на время отпуска

Когда вы в отпуске, письма продолжат приходить. Чтобы не отвлекаться на переписку и при этом не оставлять людей без ответа, настройте автоматический автоответ в Outlook 2016. В Outlook это можно сделать двумя способами: через встроенную функцию автоматических ответов (удобно, если доступен Exchange) или через правило с шаблоном (подходит, когда нужной кнопки нет).

Что подготовить до настройки

1. Текст автоответа
2. Коротко: вы отсутствуете, когда вернетесь.
3. Контакты на время отсутствия (к кому обратиться срочно).

4. Дополнение для внешних отправителей (если нужно).

5. Даты отпуска

6. Дата и время начала автоответа.
7. Дата и время окончания.

Способ 1. Через «Автоответы» (подходит, если в Outlook есть соответствующая функция)

Этот вариант работает в учетных записях с Exchange и дает управление по датам прямо в окне автоответов. Microsoft называет это «Автоответы» и рекомендует этот способ как основной для классической версии Outlook, когда кнопка доступна. Источник: Microsoft Support - Настройка автоматических ответов в Outlook: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67

Шаги в Outlook 2016

1. Откройте Outlook 2016.
2. Зайдите в меню Файл.
3. Выберите пункт Автоответы.
4. Включите Отправлять автоответы.
5. Поставьте Отправлять только в течение следующего периода.
6. Укажите даты начала и окончания.
7. Перейдите во вкладку В пределах организации и напишите сообщение для коллег.
8. При необходимости заполните вкладку За пределами организации сообщением для внешних контактов.
9. Нажмите ОК.

После этого Outlook будет автоматически отвечать отправителям, пока действует период. Если период не задать, автоответ нужно будет выключать вручную. Источник: Microsoft Support - тот же материал https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67

Способ 2. Через правило и шаблон (универсально, когда нет «Автоответов»)

Если в Outlook 2016 вы не видите кнопку Автоответы, используйте правило. Этот подход основан на создании шаблона письма и правила, которое отвечает на входящие сообщения, пока вы в отпуске. Такой способ подробно описан в инструкции от iChip: https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232 и в руководствах по Outlook-правилам: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/использование-правил-для-ответа-на-сообщения-об-отсутствии-на-рабочем-месте-... (см. ссылку в разделе Microsoft Support в статье про автоматические ответы)

Шаги: создайте шаблон автоответа

1. Нажмите Создать сообщение.
2. Оставьте поля Кому и Тема пустыми.
3. Введите текст автоответа.
4. Нажмите Файл -> Сохранить как.
5. Выберите тип файла Шаблон Outlook и сохраните.
6. Запомните папку, где сохранили шаблон. Источник: iChip https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232

Шаги: создайте правило

1. Откройте Файл.
2. Нажмите Правила и оповещения.
3. Нажмите Новое…
4. Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
5. Чтобы отвечать на все письма, условия можно не менять - нажимайте Далее и подтверждайте действие.
6. Найдите действие Ответить, используя указанный шаблон и поставьте галочку.
7. Внизу нажмите на ссылку Указанный шаблон и укажите созданный шаблон:
8. выберите Шаблоны в файловой системе
9. нажмите Обзор, найдите файл-шаблон и подтвердите.
10. Нажмите Далее по шагам мастера.
11. На последнем экране включите Включить правило, затем нажмите Готово. Источник: iChip https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232

Сравнение двух способов

Как сформулировать текст автоответа

Шаблон можно сделать универсальным для большинства задач. Пример:

• Тема: «Вы в отпуске»
• Текст:
• «Добрый день! Сейчас я отсутствую в период с ДД.ММ по ДД.ММ. На письма отвечу при возвращении. По срочным вопросам: Имя, должность, телефон/почта».

Для коллег в организации обычно достаточно более короткого текста, а для внешних контактов лучше явно указать альтернативного контактного человека. Это соответствует логике, которую Microsoft закладывает в разделение сообщений «в пределах организации» и «за пределами организации». Источник: Microsoft Support https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67

Типичные ошибки

1. Не выключили автоответ после отпуска
2. Для «Автоответов» откройте Файл -> Автоответы и нажмите отключение.

3. Для правила снимите галочку Включить правило или удалите правило. Microsoft предупреждает, что если период не задан, автоответ нужно отключить вручную. Источник: Microsoft Support https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67

4. Создали шаблон с заполненными полями «Кому» и «Тема»
   Правильный шаблон для правила лучше делать без этих полей, иначе правило может работать не так, как ожидается. Источник: iChip https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232

5. Заполнили «за пределами организации», не понимая объем отправки
   Microsoft отдельно отмечает, что ответы за пределами организации уходят на каждое письмо (включая бюллетени и потенциально нежелательные сообщения), поэтому лучше заранее продумать формулировку и кому отправлять. Источник: Microsoft Support https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-ответов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67

Как быстро проверить, что автоответ работает

1. Перед отпуском отправьте тестовое письмо на свою почту с другого адреса.
2. Убедитесь, что получено автоответное сообщение в нужный период.
3. Если используете правило, проверьте, что правило включено и шаблон выбран корректно.

Итог

• Если в Outlook 2016 есть Файл -> Автоответы, проще всего настроить автоответ через этот пункт и задать период.
• Если Автоответы не отображаются, настройте автоответ через правило с ответом по шаблону.
• После возвращения отключите функцию или правило, чтобы Outlook снова работал в обычном режиме.