Если вы не будете отвечать на письма, настройте автоответ в Outlook 2013. Тогда отправители получат сообщение об отсутствии, а вы не пропустите включение и выключение.
Что важно знать перед настройкой
- Настройка «Автоответы» в Outlook 2013 работает для учетных записей Exchange. Это официальная функция Outlook для автоматических ответов.
- Автоответ отправляется одному пользователю один раз в период отсутствия, чтобы не создавать зацикливание писем. Так устроено поведение автоответов в Exchange.
- Если вы не видите пункт автоответов, скорее всего у вас нет Exchange. Тогда поможет вариант с правилами и шаблоном.
Подтверждения:
- Microsoft: «Настройка автоматических ответов в Outlook» (функция доступна для учетных записей Exchange) - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Обзор поведения Exchange и «одно сообщение отправителю» - https://composs.ru/kak-nastroit-avtootvet-v-outlook/
Включить автоответ в Outlook 2013 через «Автоответы» (Exchange)
- Откройте Outlook и зайдите в меню Файл.
- Перейдите в Сведения.
- Откройте Автоответы.
- Убедитесь, что включено Отправлять автоответы.
- Чтобы не забыть выключить, отметьте Отправлять только в течение следующего периода и задайте дату начала и дату окончания.
- На вкладке В пределах организации введите текст сообщения.
- На вкладке За пределами организации установите флажок Автоответ отправителям за пределами организации и укажите текст:
- отправлять всем внешним отправителям или
- отправлять только моим контактам (удобно, чтобы не рассылать ответ на все подряд).
- Нажмите ОК.
Источник с точными пунктами интерфейса и вариантами для внутренних и внешних отправителей - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Пример текста для автоответа на время отпуска
В пределах организации:
- «Отсутствую на рабочем месте до 20 мая. Письма смогу обработать после возвращения. По срочным вопросам напишите на mobile: +7 XXX XXX-XX-XX».
За пределами организации:
- «Отсутствую до 20 мая. По срочным вопросам обращайтесь на ivanova@contoso или телефону +7 XXX XXX-XX-XX. Спасибо за понимание».
Если в Outlook 2013 нет пункта «Автоответы» (нет Exchange)
Тогда делают автоматический ответ через правило и шаблон.
Вариант: правило с ответом по шаблону
- Создайте новое письмо в Outlook.
- В поле текста напишите нужный ответ.
- Не заполняйте поля Кому и (при необходимости) Тема.
- Сохраните письмо как шаблон: Файл → Сохранить как → формат Шаблон Outlook.
- Перейдите в Файл → Правила и оповещения.
- Нажмите Новое правило и выберите: Применение правила к полученным мной сообщениям.
- Чтобы отвечать на все письма, переходите дальше без условий.
- На шаге выбора действия отметьте: Ответить, используя указанный шаблон и выберите сохраненный шаблон.
- Включите правило и нажмите Готово.
Этот подход описан в инструкциях по Outlook без Exchange - https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232 и https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Как правильно выключить автоответ после отпуска
Зависит от того, как вы включали:
| Способ включения | Как выключить |
|---|---|
| Через Автоответы в Outlook 2013 (Exchange) | Откройте Файл → Сведения → Автоответы и выберите Не отправлять автоответы или дождитесь окончания периода |
| Через правила и шаблон | Файл → Правила и оповещения → снимите галочку с правила |
Подтверждение логики отключения через интерфейс автоответов - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Типичные ошибки
- Не указали период и забыли выключить. Включенные автоответы будут работать до ручного отключения - https://composs.ru/kak-nastroit-avtootvet-v-outlook/
- Настроили внешним отправителям ответ «для всех», и в итоге получили лишнюю активность от рассылок. Лучше выбрать «только моим контактам» - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Пытаются использовать «Автоответы» для почты POP/IMAP. Эта функция не поддерживается для таких учетных записей, поэтому нужен вариант с правилами - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Короткий итог
- Если у вас Exchange, настройте автоответ через Файл → Сведения → Автоответы и обязательно задайте период.
- Если автоответов нет, сделайте шаблон и правило: так вы получите автоответ без Exchange. Подсказки по этому пути есть в инструкциях выше.
Источник по шагам автоответов в Outlook - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67