Автоответ в Outlook помогает предупредить отправителей, что вас нет на месте, и дать понятные сроки и контакт на случай срочных вопросов. В Outlook 2010 способ зависит от типа учетной записи: с exchange или без него. Microsoft описывает это в справке по автоматическим ответам и отмечает, что при отсутствии нужной поддержки лучше использовать правила. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
1) Сначала проверьте, есть ли exchange в Outlook 2010
- Откройте Outlook 2010.
- Посмотрите на строку состояния внизу окна: там часто видно, что учетная запись подключена к Microsoft Exchange.
Если exchange есть, используйте встроенную функцию автоответа. Если exchange нет, включайте автоответ через правила (иначе кнопки автоответов может не быть). Microsoft также указывает, что для некоторых POP/IMAP (например, Gmail, Yahoo) эта функция недоступна, и тогда помогает настройка правил. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
2) Вариант для exchange: включить автоответ об отсутствии
- Откройте Outlook 2010.
- Перейдите в меню Файл - Сведения.
- Нажмите Автоответы.
- Выберите Отправлять автоответы.
- (Опционально) Включите Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания.
- Введите текст:
- В пределах организации (для коллег и сотрудников вашей компании)
- За пределами организации (для внешних контактов)
- Нажмите ОК.
Как отключить потом:
- Вернитесь в Файл - Автоответы и выберите вариант Не отправлять автоответы. По смыслу это и описано в инструкциях Microsoft. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
3) Вариант без exchange (POP/IMAP): автоответ через правило
Если в Outlook 2010 нет exchange, сделайте автоответ через шаблон и правило. Этот способ часто рекомендуют, когда в настройках нет пункта автоматических ответов. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Шаг A. Подготовьте шаблон письма
- В Outlook нажмите Создать сообщение.
- Напишите текст автоответа (лучше без указания адресата).
- Откройте Файл - Сохранить как.
- Выберите формат Шаблон Outlook (.oft) и сохраните.
Шаг B. Создайте правило, которое отвечает шаблоном
- Файл - Сведения - Правила и оповещения (в некоторых интерфейсах сразу ищется Правила в ленте).
- Нажмите Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям.
- В качестве действия выберите Ответить, используя указанный шаблон.
- Укажите созданный шаблон (.oft).
- Добавьте исключение: отметьте кроме автоответов, чтобы не получить зацикливание переписки.
- Сохраните правило (выберите Включить правило).
Обычно автоответ при таком подходе отправляет ответ на сообщения при выполнении условия правила. Важное ограничение - без аккуратных исключений можно создать бесконечную цепочку писем, поэтому исключение “кроме автоответов” действительно нужно. По этой же логике Microsoft связывает отсутствие кнопки автоматических ответов с настройкой правил. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Как отключить правило
- Откройте Правила и оповещения - Управление правилами и оповещениями, снимите галочку с правила.
4) Как составить текст автоответа на отпуск
Простой шаблон обычно включает:
- даты отсутствия или “до даты”
- что срочное - куда писать дальше (телефон или e-mail коллеги)
- когда вы вернетесь к письмам
Пример текста (можете адаптировать):
- В пределах организации: “Я в отпуске до 20 мая. По срочным вопросам пишите на ivanova@company.ru. Остальные письма обработаю после возвращения.”
- За пределами организации: “Я отсутствую до 20 мая. По срочным вопросам обращайтесь: ivanova@company.ru. Благодарю за понимание.”
Для exchange Microsoft в справке также рекомендует разделять сообщение для внутренних и внешних отправителей. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
5) Быстрая памятка: что выбрать в зависимости от ситуации
| Ситуация в Outlook 2010 | Что использовать | Куда смотреть в интерфейсе | Когда отправка прекратится |
|---|---|---|---|
| Учетка подключена к exchange | Встроенный автоответ | Файл - Сведения - Автоответы | Если задан период - по окончании дат, иначе вручную |
| Нет exchange (POP/IMAP) | Автоответ через правило | Правила и оповещения | Условие правила или отключение правила вручную |
| Нужны разные тексты “внутри/снаружи” | Два сообщения | Встроенные вкладки в Автоответах (exchange) или отдельные правила (без exchange) | По тем же правилам, что выше |
6) Частые ошибки
- Не поставить период (для встроенного автоответа) и забыть отключить его позже. У Microsoft в справке отмечается, что без заданного периода автоответ отправляется до ручной остановки. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Сделать правило без исключения “кроме автоответов” - можно получить зацикливание.
- Писать один текст для всех, когда нужны разные формулировки для коллег и внешних клиентов. Для exchange это обычно настраивается в отдельных вкладках. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Итог
- Если в Outlook 2010 есть exchange - включите автоответ через Файл - Сведения - Автоответы, задайте период и тексты для внутренних и внешних.
- Если exchange отсутствует - создайте шаблон и правило “ответить, используя шаблон”, обязательно с исключением “кроме автоответов”.
Официальная точка отсчета для того, как Outlook 2010 работает с автоматическими ответами и когда их нет - справка Microsoft. Источники:
https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B0-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67