Содержание:

Автоматический ответ нужен, чтобы люди, которые пишут вам в период отпуска, сразу понимали, что вы не на месте, когда вернетесь и к кому обратиться по срочным вопросам.

Ниже - самые удобные варианты для outlook и для почты на домене, а также универсальная схема, как составить текст.

Вариант 1. Microsoft Outlook (Outlook) - автоответы через “Автоответы”

Подходит, если учетная запись подключена к Exchange. В этом случае “Автоответы” можно включить на заданный период без правил.

  1. Откройте outlook.
  2. Перейдите в меню Файл.
  3. Выберите Автоответы (или Автоматические ответы - в зависимости от версии).
  4. Нажмите Отправлять автоответы.
  5. Укажите период: включите опцию Отправлять только в течение следующего периода времени и задайте дату и время начала и окончания. Если период не указать, автоответ будет работать, пока его не выключите вручную.
  6. Заполните текст:
  7. вкладка В пределах организации - для внутренних коллег и сотрудников вашей компании
  8. вкладка За пределами организации - для внешних адресатов
  9. Нажмите ОК, чтобы сохранить.

Отключение делается там же: Отключить.
Источник: справка Microsoft о настройке автоматических ответов в outlook. https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/

Вариант 2. Microsoft Outlook - правило с ответом по шаблону

Подходит, если “Автоответы” вам недоступны или вы хотите более гибкую настройку. Идея такая: outlook будет отвечать по правилу и использовать заранее подготовленный текст.

  1. Запустите outlook.
  2. Создайте сообщение, которое будет ответом (тема и адресаты не обязательны для шаблона).
  3. Сохраните его как шаблон через Файл - Сохранить как (выберите формат шаблона).
  4. Зайдите в Файл - Сведения - Правила и оповещения.
  5. Создайте правило для входящих сообщений:
  6. выбирайте вариант, где нужно отвечать, используя указанный шаблон
  7. укажите сохраненный шаблон
  8. Включите правило (галочка Включить правило).

Источник по шагам настройки - практическая инструкция по outlook. https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232

Частая ошибка в правилах

Если забыть включить правило, автоответ не начнет отправляться. Проверяйте, что включена опция Включить правило.

Вариант 3. Exchange 2019 (веб-интерфейс): автоответчик в почтовом ящике

Если у вас Exchange с управлением через веб-интерфейс, это обычно самый быстрый способ.

  1. Войдите в веб-интерфейс почты и откройте настройки ящика.
  2. Найдите Автоматические ответы.
  3. Включите Отправлять автоматические ответы.
  4. Задайте период (если нужен).
  5. Введите текст для внутренних отправителей и, при необходимости, для внешних.
  6. Нажмите ОК.

Источник: инструкция по включению автоответчика в Exchange 2019. https://masterhost.ru/support/mail/exchange/2019/autoreply/

Вариант 4. Почта на домене (автоответчик в панели)

Если у вас почта на домене и управление идет через панель хостинга, автоответчик часто включается прямо в настройках почтового ящика.

Пример по ISPmanager:
1. Откройте Почта - Почтовые ящики.
2. Выберите нужный ящик.
3. Нажмите Автоответчик.
4. Включите Включить автоответчик.
5. Вставьте текст ответа.
6. Сохраните.

Источник: инструкция хостинга по настройке автоответчика в почте. https://handyhost.ru/help/hosting/nastrojka-pochtyi/avtootvetchik-v-pochte.html

Текст автоответа: что написать, чтобы вас поняли

Хороший автоответ отвечает на три вещи: что вы не на связи, когда вернетесь и что делать, если вопрос срочный.

Шаблон для формального ответа

  • Вы в отпуске до даты
  • Письмо получено
  • Когда вы ответите
  • Контакт коллеги для срочных тем

Пример (адаптируйте под ваш случай):

Добрый день. Я сейчас в отпуске до 24 июня. Ваше письмо получено и будет обработано после возвращения. Если вопрос срочный, напишите коллеге: Иванов И.И., ivanov@email.ru. Спасибо за понимание.

Источник с примером текста и логикой содержания: https://handyhost.ru/help/hosting/nastrojka-pochtyi/avtootvetchik-v-pochte.html

Быстрая памятка: какой вариант выбрать

Ситуация Что сделать Где включать
У вас outlook и учетная запись через Exchange Автоответы с периодом Outlook: Файл - Автоответы
Нужна настройка через правила (нет доступа к “Автоответам”) Правило: отвечать по шаблону Outlook: Правила и оповещения
Exchange 2019 и есть веб-интерфейс Включить автоматические ответы и период Веб-настройки почтового ящика
Почта на домене управляется панелью Включить автоответчик и текст Панель хостинга, настройки ящика

Как избежать проблем после настройки

  1. Проверьте дату и время окончания - чтобы автоответ не работал дольше отпуска.
  2. Подготовьте разные тексты для внутренней и внешней переписки, если это поддерживается (в outlook и Exchange обычно есть отдельные вкладки). Источник: https://news.microsoft.com/ru-ru/sovet-12-outlook/
  3. Укажите контакт для срочных вопросов. Так вы снизите поток “просто отметиться”.
  4. Не делайте автоответ слишком длинным - лучше один абзац и понятные действия.

Готово: настройте автоответ на период, добавьте дату возврата и контакт для срочных дел, и ваша почта будет вести себя предсказуемо, пока вы отдыхаете.