Когда вы в отпуске, важно, чтобы входящие письма не оставались без ответа. В Outlook это можно настроить за несколько минут - через встроенные автоответы или через правило с шаблоном.
Выберите способ по типу почты
В Outlook 2016 самый простой вариант - это функция автоматических ответов. Она обычно доступна для корпоративных аккаунтов Exchange.
Если вы не видите в меню кнопку “Автоответы”, используйте настройку через правило. Microsoft прямо указывает, что для части учетных записей автоответы недоступны, и тогда нужно сделать ответ правилами.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Способ 1. “Автоматические ответы” (для Exchange)
- Откройте Outlook 2016.
- Перейдите в меню “Файл”.
- Нажмите “Автоответы”.
- Выберите “Отправлять автоответы”.
- Включите “Отправлять только в течение следующего периода” и задайте даты начала и окончания.
- Заполните текст для двух случаев:
- “В пределах организации”
- “За пределами организации”
- Нажмите “ОК”.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Что написать в тексте
Хорошо работают короткие формулировки:
- что вы в отпуске (или недоступны) до конкретной даты;
- когда вернетесь;
- кому обратиться в экстренных случаях (контакты коллеги, общий рабочий адрес).
Способ 2. Ответ через правило и шаблон (если “Автоответы” нет)
Этот способ подходит, когда в Outlook отсутствует кнопка автоответов для вашей учетной записи. Microsoft рекомендует использовать правила для автоматического ответа в период отсутствия.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5-%D0%B2-outlook-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403
Шаг А. Подготовьте шаблон автоответа
- Создайте новое сообщение в Outlook.
- Заполните только текст будущего автоответа (адресаты и тема не обязательны).
- Нажмите “Файл” - “Сохранить как”.
- Выберите тип файла “Шаблон Outlook (*.oft)”.
- Нажмите “Сохранить”.
- Запомните папку, где лежит шаблон.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5-%D0%B2-outlook-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403
Шаг Б. Создайте правило “Отвечать с использованием шаблона”
- Откройте “Файл” - “Управление правилами и оповещениями”.
- Нажмите “Новое…”.
- В “Начать с пустого правила” выберите “Применение правила к полученным мной сообщениям” и нажмите “Далее”.
- Чтобы отвечать на все входящие письма, на шаге условий ничего не выбирайте и снова нажмите “Далее”.
- Outlook покажет предупреждение о применении ко всем сообщениям - подтвердите.
- В действиях отметьте “Ответить, используя указанный шаблон”.
- Внизу укажите “Указанный шаблон” и выберите ваш файл .oft через “Шаблоны в файловой системе”.
- Нажмите “Далее”, задайте имя и нажмите “Готово”.
Важно: правило будет работать, пока запущен Outlook (это прямо указано Microsoft).
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D0%BE%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5-%D0%B2-outlook-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403
Таблица: какой вариант выбрать
| Ситуация | Что сделать в Outlook 2016 | Когда использовать |
|---|---|---|
| В меню есть “Автоответы” | Включить “Отправлять автоответы” и указать период | Учетная запись поддерживает автоответы (часто Exchange) |
| Кнопки “Автоответы” нет | Создать шаблон и правило “Ответить, используя указанный шаблон” | Функция автоответов недоступна, но нужно отвечать всем входящим |
| Нужна точная дата начала и окончания | “Автоответы” с периодом | Проще контролировать сроки |
| Хотите гибче (ответы по условиям) | Правило с условиями | Можно задать условия, например по темам или адресам, но настройка дольше |
Не забыть отключить после отпуска
Если вы включили отправку без точного завершения, отключите ее вручную:
- при варианте с “Автоответы” - снова откройте “Автоответы” и выберите “Не отправлять автоответы”;
- при варианте с правилом - в “Файл” - “Управление правилами и оповещениями” снимите галочку с правила.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Типичные ошибки
- Поставить автоответ “за пределами организации” и отправлять всем подряд
- Microsoft предупреждает, что при отправке внешним адресатам автоответ уходит на каждое письмо, включая рассылки и спам.
- Если доступно, используйте ограничение “только моим контактам”.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67 - Сделать правило, но потом закрыть Outlook
- Для правила важно, чтобы Outlook был запущен.
Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D0%BE%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5-%D0%B2-outlook-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403 - Забыть отключить автоответ после отпуска
- Лучше задать период или поставить напоминание на дату возвращения.
Если вам важны сроки и минимум ручной работы, начните с проверки наличия “Автоответов”. Если их нет - делайте автоответ через правило и шаблон, а затем отключайте его сразу по возвращении.