Автоответ нужен, чтобы люди, которые пишут вам, понимали - вы не сможете ответить сразу. В Outlook 2013 есть два рабочих сценария: через сервер Microsoft Exchange или через правила и шаблон (для остальных типов почты).
Ниже - пошагово для каждого случая.
Сначала проверьте тип учетной записи
- Откройте Outlook 2013.
- Перейдите в меню Файл.
- Откройте Сведения об учетной записи и посмотрите, что указано под вашим адресом.
Если там видно Microsoft Exchange, подойдет вариант с Автоответами. Если Exchange нет, используйте правила и шаблон.
Вариант 1. Exchange: включить автоответы на отпуск
Этот способ не требует, чтобы Outlook был запущен на вашем windows-компьютере. Настройка делается на стороне Exchange.
- В Outlook откройте Файл.
- Найдите Автоответы (иногда называется Автоматические ответы).
- Включите Отправлять автоответы.
- Чтобы автоответ сработал строго на даты отпуска, включите Отправлять только в течение следующего периода и укажите начало и окончание.
- На вкладке В пределах организации введите текст для коллег.
- На вкладке За пределами организации (если нужно) введите отдельный текст для внешних контактов.
- Нажмите ОК.
Microsoft отмечает, что автоответ при отсутствии обычно отправляется один раз каждому пользователю, который написал вам во время вашего отсутствия, и поддерживает разные тексты для внутренней и внешней аудитории. Источник: документация Microsoft про настройку автоматических ответов в Outlook (для Exchange и Outlook.com) - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-отвeтов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Как отключить автоответ после отпуска
Вернитесь в Файл - Автоответы и нажмите Не отправлять автоответы.
Вариант 2. Нет Exchange: сделать автоответ через правило и шаблон
Если у вас не Exchange, в Outlook 2013 часто нет встроенных «Автоответов». Тогда работает схема: шаблон сообщения + правило.
Шаг 1. Подготовьте шаблон автоответа
- Создайте новое письмо: Главная - Создать сообщение.
- Поля Кому и Тема можно не заполнять.
- Вставьте нужный текст в тело письма (что вы в отпуске, когда вернетесь, к кому обращаться).
- Сохраните как шаблон:
- Файл - Сохранить как
- выберите тип Шаблон Outlook
- сохраните в папку, указанную по умолчанию
- Закройте окно письма.
Эта логика совпадает с инструкциями, где используется шаблон и правило «Ответить, используя указанный шаблон». Источник с подробными шагами - https://ichip.ru/sovety/outlook-kak-nastroit-avtootvetchik-na-vremya-otpuska-224232
Шаг 2. Создайте правило
- В Outlook откройте Файл.
- Перейдите в Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям.
- Для ответа на все письма нажмите Далее и подтвердите выбор условий.
- На этапе с действиями отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
- Внизу откройте ссылку Указанный шаблон, затем:
- выберите Шаблоны в файловой системе
- нажмите Обзор и укажите сохраненный шаблон
- нажмите Открыть
- Завершите мастер правил и убедитесь, что включена опция Включить правило.
Важно: такие правила обычно срабатывают только когда Outlook обрабатывает входящие сообщения на вашем компьютере. Это описывается в руководствах по настройке автоответов правилами в Outlook. Источник - https://ru.extendoffice.com/documents/outlook/7412-out-of-office-message-outlook.html
Шаг 3. Отключите правило после отпуска
- Файл - Управление правилами и оповещениями
- Найдите созданное правило.
- Снимите галочку с Включить правило.
Как написать текст автоответа, чтобы не было лишних вопросов
Соберите коротко и по делу:
- срок отсутствия (даты)
- когда вы ответите (примерно)
- кому писать по срочным вопросам (контакт коллеги или общий адрес)
Пример (вставьте свои данные):
Я в отпуске с 24.04 по 05.05 и не смогу отвечать на письма. По срочным вопросам пишите на почту отдела: support@company.ru. Ответы вернуcь после 06.05.
Частые ошибки
| Проблема | Почему так происходит | Как исправить |
|---|---|---|
| Встроенные автоответы не появляются в Файл | Учетная запись не Exchange, режим автоответов недоступен | Делайте автоответ через правило и шаблон (вариант 2) |
| Автоответ отправляется дольше нужного срока | Не задан период или правило не отключено | Для Exchange укажите даты в «Отправлять только в течение следующего периода». Для правил отключите правило после отпуска |
| Отвечает и сервер, и клиент | Настроены и Exchange-автоответы, и клиентское правило | Оставьте один способ - либо серверный, либо правило |
| Внешние отправители получают слишком «широкий» ответ | Настроен внешний вариант без ограничений по контактам | Для Exchange используйте вкладку За пределами организации и ограничивайте аудиторию, где доступно |
Microsoft отдельно предупреждает, что при отправке автоответов внешним адресатам ответ может уходить на любую входящую почту, включая информационные рассылки и нежелательные сообщения, поэтому безопаснее ограничивать аудиторию, где это возможно. Источник - https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-отвeтов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Итог
- Если у вас exchange, настройка в Outlook 2013 делается через Автоответы - быстро, с периодом и разными текстами для внутренней и внешней аудитории.
- Если Exchange нет, сделайте автоответ через шаблон и правило в Управление правилами и оповещениями, а затем не забудьте отключить правило по возвращении.
Microsoft Help по настройке автоматических ответов в Outlook: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/настройка-автоматических-отвeтов-в-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67