План простой: подготовить текст, включить автоответ на нужные даты и потом отключить его. В Outlook 2010 это зависит от типа учетной записи: Exchange или не-Exchange.
Что нужно подготовить заранее
- Текст для автоответа.
- Даты начала и окончания отпуска (если хотите, чтобы рассылка прекратилась автоматически).
- Адрес контакта на время отсутствия (по желанию, но помогает не потерять срочные обращения).
Хороший автоответ обычно содержит:
- что вы отсутствуете и когда вернетесь;
- кому писать вместо вас (имя и почта или телефон);
- краткую фразу про срочные вопросы.
Вариант 1. Включаем автоответ через Exchange (самый удобный)
Этот способ работает, когда в Outlook 2010 используется учетная запись Exchange. Как проверить тип: в Outlook посмотрите строку состояния, там обычно видно “Подключён к Microsoft Exchange”.
Настройка
- Откройте Outlook 2010 и перейдите в меню Файл.
- В разделе Сведения нажмите Автоответы.
- В окне включите Отправлять автоответы.
- Чтобы отправка шла только в период отпуска, включите Отправлять только в течение следующего периода и задайте дату начала и дату окончания.
- На вкладке В пределах организации введите сообщение для коллег.
- На вкладке За пределами организации задайте отдельный текст для внешних контактов (если нужно).
- Нажмите ОК.
В Microsoft это описано в официальном руководстве по настройке автоматических ответов в Outlook: автоответ отправляется один раз каждому пользователю, который написал вам во время отсутствия, а также можно планировать период и делать разные тексты для внутренних и внешних отправителей. Источник: Microsoft Support https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Вариант 2. Если Exchange нет: используем правило с шаблоном
Если кнопки Автоответы нет или настройка через нее недоступна, Outlook 2010 можно сделать автоответ через почтовое правило и шаблон.
Microsoft прямо указывает, что при отсутствии функции Автоответы можно использовать правила для отправки сообщения об отсутствии на рабочем месте. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
Шаг 1. Создайте шаблон сообщения
- Нажмите Создать сообщение (в окне письма).
- Введите текст автоответа в тело письма.
- Не заполняйте поля “Кому” и “Тема”.
- Сохраните как шаблон:
- Файл - Сохранить как
- тип файла: Шаблон Outlook (*.oft)
- сохраните в удобную папку.
Источник с тем же подходом: https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/
Шаг 2. Создайте правило
- В Outlook 2010 откройте Файл - Управление правилами и оповещениями.
- Нажмите Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите Далее.
- Чтобы автоответ уходил всем входящим, на шаге с условиями просто нажмите Далее (условия не задаем).
- На шаге действия отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
- Нажмите ссылку Указанный шаблон - выберите Шаблоны в файловой системе - укажите сохраненный файл .oft.
- Дальше нажмите Далее и в конце включите Включить правило.
- Нажмите Готово.
Эта логика совпадает с инструкцией по настройке правило+шаблон в Outlook 2010. Источник: https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/
Сводная таблица: какой способ выбрать
| Ситуация | Рекомендуемый вариант в Outlook 2010 | Где включать | Когда выключать |
|---|---|---|---|
| Есть учетная запись Exchange | Включить автоответы | Файл - Автоответы | В конце отпуска: Не отправлять автоответы |
| Нету нужной кнопки или Exchange не используется | Правило + шаблон | Файл - Управление правилами и оповещениями | Выключить правило (снять галочку) |
Как отключить автоответ после отпуска
Если автоответ включали через Exchange
- Файл.
- Автоответы.
- Выберите Не отправлять автоответы и подтвердите.
Если автоответ включали через правило
- Откройте Файл - Управление правилами и оповещениями.
- Найдите созданное правило.
- Снимите галочку, чтобы отключить.
Общий принцип отключения после периода отсутствия описан в инструкциях и совпадает с логикой работы Outlook с запланированными ответами и правилами. Источники:
- Microsoft Support (логика автоответов и отключение/период): https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67
- Инструкция по правилу+шаблону: https://sci.rambler.ru/soft/54242997-kak-nastroit-avtomaticheskiy-otvet-na-pisma-v-outlook/
Типичные ошибки
- Не задан период в варианте с Автоответы. Тогда автоответ будет активен, пока вы не отключите его вручную.
- Шаблон для правила сохранен не как .oft. Из-за этого Outlook может не дать использовать его как шаблон ответа.
- Правило отключили частично. Проверьте, что снята галочка “Включить правило”, а не только закрыто окно настроек.
Короткий итог
Для Outlook 2010 лучше всего использовать автоответы через Exchange, если они доступны: там есть даты и простое выключение. Если Exchange нет, работает связка “шаблон письма + правило”, и ее обязательно нужно отключить после отпуска. Microsoft описывает оба подхода в справке, отдельно отмечая, что при отсутствии функции автоответов можно применять правила. Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D1%85-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67